arbejdsdokument - brainstorming

Sletteregler for CV

Sletning af aktuelt CV

Aktivt CV (“fact tabellen”) slettes 6 år efter seneste søgbarheds-aktivering af CV’et.

Sletning af CV historik

CV historik slettes løbende efterhånden som rækkerne bliver 6 år gamle

Grundlaget for ovenstående er at alle borgere skal genaktivere deres CV’s søgbarhed hver 3. måned, da dette gælder alle, er det en langt stærkere regel at arbejde ud fra, end en kombineret kontaktgruppe+søgbarheds-vedligeholds-regel.

Hvis Rigsarkivet vil have data skal vi kunne aflevere til dem, hvorfor vi pt. er nødt til at sætte slettereglen for historik ud fra et synspunkt om at den skal kunne afleveres.

Brainstorming

Dato som grundlag for sletning og oplæg til sletteregler

Der er formål med data i 6 år efter endt “ydelse” som vi oversætter til kontaktgruppe, dvs. lukningsdatoen for kontaktgruppen. Det er dog kun historikken der er behov for, så vi kan godt frigive CV’et til at borger kan slette den aktuelle udgave når der ikke længere er krav om CV.

For borgere uden ydelse og/eller reel kontaktgruppe kan man i stedet bruge datoen for at CV’et er sat søgbart, da borger hver 3. måned skal sætte det søgbart for at “holde det i live”.

Sletning af aktivt CV

For borgere i en kontaktgruppe som medfører pligt til at have et CV, slettes det aktuelle CV 6 år efter lukningsdatoen for kontaktgruppen.

For øvrige borgere slettes aktivt CV (“fact tabellen”) 6 år efter seneste søgbarheds-aktivering af CV’et.

Sletning af CV historik

CV historik slettes løbende efterhånden som rækkerne bliver 6 år gamle. Det giver risiko for CV’er uden historik, idet borgere med pligt til søgbart CV ikke skal opdatere jævnligt - hvordan vil arkitekturen forholde sig til dette?

Hvis vi ikke kan leve med fact-rækker uden tilhørende historik, må sletningen af historikrækker underlægges samme regel om 6 år efter lukningen af kontaktgruppen. I så fald vil det være smart at vi sletter historikrækker sammen med fact-rækker.

Formål og belæg for opbevaring

For ydelsesmodtagere(=kontaktgruppeindehavere) er det let, der er lavet en regel om 6 års formål. Vi forvalter ved at anse formålet for ophørt når der er gået 6 år efter kontaktgruppens slutdato for borgere, som er i en kontaktgruppe hvor de har pligt til at have et CV.

For øvrige borgere (herunder beskæftigede) er det svært at argumentere for et formål udover Rigsarkivet. Hvis ikke Rigsarkivet vil have CV, må man overveje at give adgang til at slette både aktuelt CV og historik for perioder hvor seneste kontaktgruppe er over 6 år siden.

Rigsarkivet

Det er et væsentligt forhold, om Rigsarkivet vil have det nye CV. Afklaring sættes i værk, og indtil den er skaffet, bevares historik i 6 år på alle CV’er.

Oplæg til regler for egen sletning af CV

Når man har en kontaktgruppe og dermed har krav om CV, må det aktive CV ikke slettes.

Hvis man ikke har kontaktgruppe og dermed krav om CV, må det aktive CV slettes.

Afhængigt af Rigsarkivets ønsker om at modtage CV’et kan man give borgere uden krav om CV ret til også at slette historikken. Hvis man har haft en kontaktgruppe og dermed krav om CV indenfor de sidste 6 år opnås denne ret ikke.