Forretningsfunktionalitet - Vitas

Virksomheder kan i VITAS ansøge om diverse virksomhedsrettede forløb: løntilskuds- og virksomhedspraktikpladser herunder nytteindsats, voksenlærlinge, fleksjob, mentor, personlig assistance, hjælpemidler samt jobrotation. Virksomheder kan endvidere ansøge om tilskud til ansættelse af en flygtning i praktik (IGU, IntegrationsGrundUddannelse). Virksomhedens medarbejder logger på via MitID-Erhverv og kan udfylde ”intelligente blanketter” ved at gå på Virk.dk eller VITAS.bm.dk.

Sagsbehandlerne i jobcentrene kan, som led i deres virksomhedsservice, bistå en virksomhed med udfyldelse af en VITAS ansøgning (også kaldet virksomhedssupport i VITAS). Dernæst udarbejder jobcentret selve bevillingen af de virksomhedsrettede forløb (eller et afslag på en ansøgning) , herunder også kun bevillingsdelen på hjælpemidler og personlig assistance (en forløb, hvor virksomheden ikke først skal ansøge via VITAS) i VITAS.

Oplysninger som i forvejen findes i DFDG, CVR- og CPR-registeret eller i fx SKATs eIndkomst-register udfyldes automatisk, så virksomheder og borgere ikke skal afgive oplysninger, som myndighederne allerede kender.

I videst muligt omfang er kontrollen af tilskudsbetingelser m.v. digitaliseret, så jobcentrenes arbejde ved manuel gennemgang af ansøgninger om oprettelse af virksomhedsrettede tilbud (”blanketter”) begrænset mest muligt.

Der vil altid ske en manuel behandling af ansøgninger i jobcenteret (med hjemmel i LAB § 185, stk. 2, hvori der er fastsat frist for behandlingen). VITAS understøtter valideringer og kontroller af de oplysninger, som virksomheder har afgivet (virksomheden indhenter samtykke til at bruge borgerens CPR oplysninger), så jobcentrene med udgangspunkt i de eventuelle advarsler, der vises, kan vurdere ansøgningen (eks. om borgeren ud fra eks. kontaktgruppe er berettiget til et ønsket virksomhedsrettet forløb, varighedsregler mv).

Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering kan overvåge jobcentrenes behandling af ansøgninger.

Overordnet forretningsfunktionalitet

Løsningen består af to moduler:

1. Selvstændig browserbaseret løsning, hvor

• Virksomheden/Arbejdsgivere kan:

  • starte, udfylde og indsende en ny ansøgning, anmode/lave forlængelser eller meddele ophør,

  • annullere en ansøgning,

  • få vejledning under ansøgningsprocessen,

  • få kontaktinformation om jobcenter i tilfælde af behov for support under ansøgningsprocessen,

  • få løbende information om konsekvenser for en afgørelse pba. de oplysninger virksomheden indtaster i ansøgningen (status) samt se historikken på et forløb,

  • få afgørelser på sine ansøgninger og forlængelser (automatiske og manuelle),

  • godkende og underskrive en bevilling/aftale,

  • oprette nye ansøgninger på baggrund af tidligere ansøgninger,

  • søge i gamle ansøgninger/bevillinger,

  • se virksomhedens ”sociale ansvar” i et CSR/benchmarkmodul (forventes dog udfaset ifm. modernisering),

• En medarbejderrepræsentant/Tillidsrepræsentant for de ansatte i virksomheden kan:

  • gennemføre høring (dvs. afvise eller godkende høringsdelen i en ansøgning) ifm. et løntilskud eller et virksomhedspraktikforløb.

2. Selvstændig browserbaseret løsning, hvor

• jobcentermedarbejdere kan:

  • modtage en ansøgning, anmodning om forlængelse eller meddelelse om ophør,

  • behandle en ansøgning og sende afgørelsen til arbejdsgiver,

  • udarbejde en bevilling og sende til arbejdsgiver,

  • modtage en bevilling i underskrevet form,

  • supportere virksomheder,

  • oprette ansøgningskladder og sende til arbejdsgiver,

  • administrere VITAS-opgaver (behandling af ansøgning, forlængelser mv.) på tværs af relevante enheder og medarbejdere,

  • administrere jobcenter teams, herunder tilknyttede medarbejdere,

  • administrere standardtekster ved afgørelser,

  • få adgang til diverse produktionsrapporter, eks. statistik/CSR (forventes dog udfaset ifm. modernisering),

Løsningen understøtter:

• Løntilskudsjob (virksomhedens ansøgning og jobcentrets bevilling)

• Virksomhedspraktik og Nytteindsats (virksomhedens ansøgning og jobcentrets bevilling)

• Voksenlærling (virksomhedens ansøgning og jobcentrets bevilling)

• Fleksjob (virksomhedens ansøgning og jobcentrets bevilling)

• Mentor – ustøttet beskæftigelse (jobcentrets bevilling)

• Hjælpemidler - ustøttet beskæftigelse (jobcentrets bevilling)

• Personlig Assistance - ustøttet beskæftigelse (jobcentrets bevilling)

• Jobrotation - støttet beskæftigelse (virksomhedens ansøgning)

• Mentor og hjælpemidler - tillægsbevilling (for borgere i støttet beskæftigelse - jobcentrets bevilling)

• Registrering af indgåede IGU-aftaler

Sikkerhed

Virksomhederne får adgang til VITAS gennem følgende hjemmeside eller via Virk. En bruger i et jobcentrene får adgang til VITAS via kommunens ADFS (se eventuelt: https://star.dk/media/21009/2022_05_30_ad_og_adfs-opsaetning-til-vitas.pdf).

Adgang via Virk.dk

For at logge på via Virk skal medarbejderen tilgå:

          https://indberet.virk.dk/

Først skal løsningen findes på Virk, dette gøres ved f.eks. at søge efter løntilskud:

Open

Open

Adgang via VITAS.dk

Virksomhederne får adgang til VITAS gennem følgende hjemmeside eller via Virk:

https://VITAS.bm.dk/

Som det første skal virksomhedens medarbejder logge på.

Medarbejderen skal logge på via Medarbejdercertifikat:

Aktører

De primære aktører, som anvender VITAS, er:

1 Virksomhedsmedarbejder (arbejdsgiver):

a.    Medarbejder i virksomhed, der tilbyder et virksomhedsrettet forløb (måske en HR medarbejder)

2. Medarbejderrepræsentant:

a.    Medarbejder i virksomhed, der tilbyder et virksomhedsrettet forløb (en medarbejderrepræsentant eller tillidsrepræsentant)

3. Virksomhedskonsulent:

a.    Medarbejder i jobcentret, der arbejder med de virksomhedsrettede forløb som sit primære fokusområde, herunder yder virksomhedsservice.

4. Jobcentermedarbejder/virksomhedskonsulent, som yder virksomhedssupport til en virksomhed, som ønsker en borger i et virksomhedsretttet forløb

Primære arbejdsgange

De to ordninger med flest årlige ansøgningsforløb (løntilskud og virksomhedspraktik) følger overstående overordnede proces med medarbejderhøring.

Andre ordninger, eks. fleksjob og voksenlærlinge, er enklere, idet der ikke er krav om medarbejderhøring.

Andre ordninger igen, har kun et ansøgningsforløb, eks. jobrotation og IGU, hvilket betyder, at en virksomhed ikke vil kunne finde bevillingsdelen i VITAS.

Endelig er nogle ordninger udviklet uden virksomhedens ansøgningsdel, eks. bevilling om hjælpemidler og personlig assistance til borgere i “ustøttet beskæftigelse”, som betyder, at jobcentret laver bevillingsdelen uden en forudgående ansøgning fra virksomheden.

Der afsendes notifikationsmails til virksomheden med link til sagen, hver gang en handling eller statusskift indtræffer i sagen.

 VITAS understøtter generelt følgende situationer:

• Virksomhed og borger finder hinanden 

• Virksomhed tilbyder en plads

• Jobcenter henvender sig til virksomhed med borger i hånden

Proces for ansøgning

Proces for bevilling

Proces for forlængelse

Proces for ophør

Forretningsobjekter

VITAS behandler grundlæggende fire centrale forretningsobjekter:

1. Ansøgning

2. Bevilling, herunder tillægsbevillinger (for mentor og hjælpemidler)

3. Forlængelse

4. Ophør

De mange virksomhedsrettede forløb er som nævnt ikke processuelt ens: De “gamle ordninger” er opbygget med ansøgning og bevillingsflow, mentor, hjælpemidler og personlig assistance starte med, at jobcentret laver en bevilling i samråd med virksomheden og for jobrotation og IGU-aftalen vil der ikke være et bevillingsflow.