Baggrund

Kommunikationen med borgerne er forbedret i forbindelse med en række reformer m.v.

I denne sammenhæng er det:

• I forbindelse med kontanthjælpsreformen skal sagsbehandlere løbende følge med i og ændre indsatsen for Jobparate kontanthjælpsmodtagere og åbenlyst uddannelsesparate uddannelseshjælpsmodtagere. I den forbindelse er det nødvendigt med forbedrede muligheder for kommunikation med borgeren.
• I forbindelse med beskæftigelsesreformen skal sagsbehandlere på tværs mellem jobcenter og a-kasse løbende kunne have en direkte en kommunikation I den forbindelse er det nødvendigt med forbedrede muligheder for kommunikation mellem sagsbehandlere med borgeren som deltager.
• I forbindelse med den almindelige jobformidling fra Jobcentret og a-kassen forbedrede muligheder for kommunikation med borgeren.
• I forbindelse med virksomheders henvendelse til borger at forbedrede muligheder for kommunikation mellem borger og virksomhed omkring virksomhedens henvendelse til borger via Jobnet.
• At skabe et samlet overblik for borger, borgerens jobcenter og evt. borgerens a-kasse og over den individualiserede kommunikation der er til borgeren og mellem myndigheder i relation til borgeren.

Mål

De overordnede mål med dialogmodulet og tilhørende arkiv er:

• Den ledige borger får større mulighed for at tage ejerskab for sit ledighedsforløb gennem en mere individuel kommunikation.
• A-kassen og jobcentret kan få en mere direkte dialog med borgeren initieret af en sagsbehandler eller system, hvor borger kan modtage beskeder og eventuelt tage aktion på baggrund af beskeden samt evt. også kan svare.
• A-kassen og jobcentret på tværs af myndigheder kan få en mere direkte dialog mellem sagsbehandler, hvor borgeren en med som ”i kopi” på denne kommunikation og evt. også kan svare.
• At kunne kommunikere med borgeren på forskellige relevante kanaler (SMS, mail, Jobnet notifikation på ”Min side”, ”Mine beskeder” på Jobnet) og i kontekst af brugerens situation på Jobnet.
• At få samlet den nuværende og kommende kommunikation et sted hvor den også kan tilgås. Det vil gøre det enklere at tilføje ny individualiseret kommunikation, samt give borger og interessenter overblik over kommunikationen.

Grænseflader

For at borger, virksomheden, jobcenter og a-kasse effektivt kan styre og håndterer alt den individuelle kommunikation omkring borgeren understøttes nedenstående i de respektive systemer.

Løsningens omfang

I nedestående flows er det vist hvordan borger, jobcentret, a-kassen og virksomhed benytter sig at den individualiserede kommunikation. Løsningen baserer sig på, at denne kommunikation er et relativt simplet meddelelsesmodul, hvor kommunikationen består af en besked og tilhørende svar, som danner en tråd. Denne kommunikation kan ske via flere kanaler. Det er sagsbehandleren, der bestemmer, om der er svarmulighed på en besked, dog kan dette også være begrænset af den valget kanal.

Kommunikationen er ikke begrænset til bestemte områder, men følgende områder vil kunne indgå:

1. Notifikationer/beskeder om indkaldelse til samtale.
2. Notifikationer/beskeder i forbindelse med for tilmelding, afmelding, selvbooking osv.
3. Beskeder i relation til formidling fra jobcentret eller a-kassen.
4. Beskeder der orienterer om invitationer til andre events
5. Notifikationer/beskeder som borger får vist på ”Min side” Jobnet.
6. Beskeder mellem myndigheder f.eks. i relation til a-kassens udarbejdelse af udkast til plan til brug i forbindelsen med jobsamtalen, hvor a-kassen deltager.
7. Beskeder fra virksomhed til borger

Udover selve kommunikationen, der vises for borgeren, omfatter løsningen også:

• Et arkiv over de dokumenter, der indgår i kommunikationen.
• Et arkiv over dokumenter, der ikke direkte er en del af en besked, men som er en del af en kommunikation med borgeren
• Et arkiv/historik over beskeder/notifikationer der ikke direkte indgår i en dialog

Løsningen består således af forretningsmæssigt af en besked del, der kan danne og sende beskeder samt styre deres status og arkivdel, hvor beskeder og dokumenter gemmes.

Løsningen omfatter også berigtigelse, hvor en besked, der er fejlafsendt kan fjernes. F.eks. hvis den er sendt til den forkerte borger. Dog vil beskeder sendt via en eksterne kanal f.eks. SMS eller e-mail ikke kunne fjernes.

Besked til borgeren eller anden myndighed

Opret besked

Sagsbehandler initierer en besked til en borger eller anden myndighed. En sådan initiering kan ske via:

• Jobcentrets eget fagsystem
  Forudsætter en understøttelse i jobcentrets KSS system
• A-kassens eget fagsystem
  Forudsætter en understøttelse i a-kassens system

Når sagsbehandler i jobcentret eller a-kassen laver en besked sker det altid i en tilknytning til en borger. Udover selve besked angiver sagsbehandlerne kanal og vedhæfter relevante dokumenter.

Afsendelse af besked

Når beskeden sendes vil DFDG

• Gemme den og evt. vedhæftede dokumenter gemmes i et arkiv
• Afsende beskeden på den valgte kanal og hvis beskeden går til en anden myndighed sendes en WSRM besked til den pågældende myndigheds system (a-kasse sagssystem eller KSS) således at dette system kan danne en opgave / advis til en sagsbehandler.

Overblik over beskeder

En besked vil altid være knyttet til en borger og kan ses af alle relevante interessenter. Beskedindhold kan alene ses af afsender, borger og modtager.

Borger vil udover at modtage beskeden på den valgte kanal altid kunne se alle beskeder under ”Mine beskeder” på Jobnet.

Virksomheder har kun mulighed for at se de enkelte svar på de beskeder, den har sendt til borgeren, dette kan de via Jobnet

A-kassen og Jobcentret kan får en overblik over borgernes beskeder i deres sagssystem via den servicesnitflade DFDG udstiller. 

Svar på besked

Svar på besked

Hvis det er muligt på en given besked (tråd) at svare kan sagsbehandler eller borgeren skrive et svar og sende dette.

Når svaret sendes, vil DFDG gemme og distribuere svaret ved at:

• Hvis svaret er fra en borger, så sende DFDG en WSRM besked til den/de berørte myndigheds system (a-kasse eller KSS) således at dette system kan danne en opgave / advis til en sagsbehandler.
• Hvis svaret er til en borger, så vise svaret i ”Mine beskeder” på Jobnet.
• Hvis svaret er til en anden myndighed så:
  • Sender DFDG en WSRM besked til den/de berørte myndigheds system (a-kasse eller KSS) således, at dette system kan danne en opgave / advis til en sagsbehandler
  • Vise svaret i ”Mine beskeder” på Jobnet.

Besked og dokument arkiv

Arkivet (ikke grafisk illustreret) består af en container der indeholder de afsendte beskeder og dokumenter samt tilhørende funktionalitet til at tilgå arkivet.