Baggrund

Når asylansøgere kommer til Danmark bliver de modtaget af en asyloperatør, fx Røde Kors. I perioden, hvor asylansøgerens ansøgning om ophold i Danmark behandles, foretager asyloperatørerne en tidlig og foreløbig kompetenceafdækning af asylansøgerne. Hvis en asylansøger tildeles asyl overføres de til den kommune, de skal flytte til, som skal foretage den egentlige kompetenceafklaring.

Den tidlige kompetenceafdækning foretaget af asyloperatøren vil kunne til gås af modtagerkommunen, så de ikke går tabt.

Asyloperatørerne indtaster kompetenceafdækningen i systemet LetAsyl.

Data efter Integrationsloven 

Integrationslovsdata består som helhed overfor borgeren af:

• Plan og aktiviteter

• Kontrakt

• CV

• Andre oplysninger herunder fravær 

Her beskrives primært forhold vedrørende integrationslovsdata. For flere oplysninger om plan og aktiviteter: Se 2024 (Nytænkning) - Min plan. For CV: Se Curriculum vitae - CV.

Logisk løsningsmodel mht. tidlig informationsudveksling af asyldata og opdatering af disse.

Den logiske løsningsmodel og håndtering af data bagved integrationen mellem asyloperatørene (LetAsyl) og Jobcentrene (KSS) er baseret på data kan flyde fra LetAsyl via DFDG til Jobcentrene (KSS). Data vil flyde baseret på en opdeling i tre grupper: CV, integrationslovsdata og øvrige asyldata, der forretningsmæssigt håndteres forskelligt.

For CV data

• Den generelle metode til at hente en borgeres CV (JobSearch.CvService.GetCV) anvendes af Jobcentret (KSS) til hente CV fra DFDG.

• Den specifikke metode til at hente LetAsyl CV oplysninger (JobSearch.LetAsylCVService.GetLetasylCV/GetLetAsylCvPdf) anvendes af Jobcentret (KSS) til hente CV data fra LetAsyl.

• DFDG styrer adgangsmæssigt, hvorvidt der kan hentes CV data fra LetAsyl ud fra overgivelsesdata.

• Jobcentret kan overføre CV data fra LetAsyl med specifik metode (JobSearch.LetAsylCVService.OverfoerLetAsylCv). Jobcentret skal kun gemme CV data, såfremt der er tale om en flygtning, der overgives til kommunen og kun hvis borger ikke allerede har et CV i DFDG.

Data efter Integrationslov

• Den generelle metode til at hente en borgers integrationslovsdata (Borgerindsats.IntegrationslovService.GetIntegrationslovsdata) anvendes af Jobcentret (KSS) til hente integrationslovsdata fra DFDG.

• Den specifikke metode til at hente LetAsyl integrationslovsdata (Borgerindsats.LetasylIntegrationslovService.GetIntegrationslovsdata/GetLetAsylIntegrationslovdataPdf) anvendes af Jobcentret (KSS) til hente integrationslovsdata fra LetAsyl.

• DFDG styrer adgangsmæssigt, hvorvidt der kan hentes integrationslovsdata fra LetAsyl ud fra overgivelsesdata

• Jobcentret kan overføre integrationslovsdata fra LetAsyl.  Jobcentret kan gemme integrationslovsdata både for flygtninge, der overgives til kommunen, eller for borger med eksisterede kontrakt. 
  Det er sagsbehandleren, der ved overførsel skal sikre sig at mere relevante/opdaterede data ikke overskrives med data fra LetAsyl.
  Overførelses kan ske på to måder:

  • Med den specifikke metode (Borgerindsats.LetasylIntegrationslovService.OverfoerLetAsylIntegrationslovsdata)

  • Ved at hente data fra LetAsyl med GetIntegrationslovsdata (GET /v1/LetasylIntegrationslov) og gemme dem med CreateIntegrationslovsdata (POST /v1/Integrationslov)

• Jobcentret kan gemme og opdatere integrationslovsdata via (Borgerindsats.IntegrationslovService.CreateIntegrationslovsdata). Data efter integrationsloven kan gemmes på alle borgere uanset kontaktgruppe

• De data efter integrationsloven oplysninger, der indgår i den snævre plan (Planbeskrivelse og mål), kan opdateres direkte med den normale plan funktionalitet (Borgerindsats.PlanService). De oplysninger der indgår i den snævre plan er ikke en del af oplysningerne, der kommer fra asyloperatøren (LetAsyl)

• Aktiviteter i forbindelse med data fra integrationsloven kan oprettes med den normale aktivitetsfunktionalitet, dog må denne type af aktiviteter først have startdato efter overtagelsesdatoen.

• I forhold til Jobnet (og jobcentret) indgår data efter integrationsloven også som den del af Min plan service.

Øvrige asyldata

• En specifik metode til at hente de øvrige og ikke beskæftigelsesrelevante asyldata EksterneData.AsyldataService anvendes af Jobcentret (KSS). Det skal bemærkes at DFDG er proxy på disse data og persisterer derfor ikke data.

• En specifik metode til at hente eventuelle bilag / dokumenter enkeltvis EksterneData.AsyldataService anvendes af Jobcentret (KSS). Det skal bemærkes at DFDG er proxy på disse bilag / dokumenter og persisterer derfor ikke disse.

Tidslinjer og definition omkring asyldatoer i forbindelse med flygtninge

• Advis til kommune, er den hændelse hvor kommunen modtager besked fra Udlændingestyrelsen om en flygtning, der kommer til kommunen. Kommunen modtager bl.a. CPR-nr og overgivelsesdato. Fra denne hændelse kan kommunen oprette en sag lokalt og i DFDG. DFDG starter sagen med en kontaktgruppe og datoen for overgivelse, evt. tidlig overtagelsesdato for CV og/eller integrationslovsdata.

  • Før denne hændelse kender kommunen intet til borgeren, da dennes asylbehandling ikke er afsluttet i Udlændingestyrelsen.

  • Borger har på dette tidspunkt et kendt CPR-nr i CPR-registret.

• Tidlig overtagelsesdato (en separat dato for henholdsvis CV og integrationslovsdata), er den dato, hvor kommune tidligere end den af Udlændingestyrelsen fastsatte overgivelsesdato kan tage ansvar for sagsbehandlingen af flygtningen. Den tidligere overtagelses kan ligge i perioden fra kommunen modtager adviset og frem til overgivelsesdatoen

  • En tidlig overtagelsesdato har den effekt sagsmæssigt som selve overgivelsesdato, nemlig at ansvaret for opdatering overgår til kommunen/jobcentret.

• Jobkonsulent overfører første gang mht. CV og integrationslovsdata (separate hændelser for henholdsvis CV og integrationslovsdata)
  Sagsbehandler i jobcenter gemmer (CV eller data efter integrationsloven) første gang i DFDG ved at overføre disse fra Letasyl.

  • Fra dette tidspunkt vil der for CV'et ikke kunne overføres igen, såfremt borger selv har rettet noget i sit CV

  • Fra dette tidspunkt vil der for integrationslovsdata forsat kunne overføres igen, men det er jobkonsulenten, der skal sikre, at der ikke utilsigtet overskrives data i DFDG

  • Sagsbehandler kan først gemme i DFDG på eller efter den tidlige overtagelsesdato

• Overgivelsesdato er den officielle dato fra Udlændingestyrelsen for, hvornår kommunen har ansvaret for borgers integration

  • Alle data hentes kan i hele perioden fra advis modtages til overgivelsesdatoen plus en passende periode. Data hentes altid direkte fra LetAsyl via DFDG

  • Datoen ikke skal opdateres hvis borgeren senere tilflytter en anden kommune

• Borger overtager ansvar for vedligeholdelse af eget CV, Borger kan fra det øjeblik CV data overføres selv gøre dette via Jobnet. Jobkonsulenten kan godt genoverføre fra Letasyl, indtil borger har lavet første ændring og så længe data er tilgængelig fra LetAsyl

Tidslinjer og definition omkring asyldatoer i forbindelse med familiesammenførte og borgere med eksisterende data efter integrationsloven

Familiesammenførte og borgere med eksisterende data efter integrationsloven vil i modsætning til flygtninge:

• Først have en tidslinje, der stater, når data efter integrationsloven gemmes i DFDG

• Der vil ikke være en kobling til data hos en asyloperatør (LetAsyl)

• CV vil følge det normale flow og kan ikke overføres af jobcentret fra Letasyl

Overgivelsesdato for disse borgere vil kun være en dato for, hvornår den kommunale indsats er startet.

Forretningsflow

Overordnet flow for flygtninge 

Det overordnede flow dækker håndtering at alle asyldata dvs. for henholdsvis CV, data efter integrationsloven og øvrige asyl data.

Flowet vedrørende flygtning er opdelt i fem delflows:

• Delflow 1. Oprettelse og vedligeholdelse af asyldata. 
  I dette delflow er det asyloperatøren (LetAsyl), der vedligeholder asyldata. 

• Delflow 2. Initiering af ny asylsag for flygtninge i Jobcenter
  I dette delflow er det stadig asyloperatøren (LetAsyl), der vedligeholder asyldata frem til kommunen overtager ansvaret. Dette sker senest når overgivelsesdatoen nås.

• Delflow 3.Overførsel af CV data for flygtninge fra jobcenter på eller efter evt. tidlig overtagelsesdato eller overgivelsesdato
  Her er det Jobcentret, der har ansvaret for overførslen af CV og hvornår der hentes fra asyloperatøren (LetAsyl), dog med den undtagelse, at der kan kun overføres data fra Letasyl, indtil CV data er opdateret i DFDG fra Jobnet

• Delflow 4.Overførsel af data efter integrationsloven for flygtninge til jobcenter på eller efter evt. tidlig overtagelsesdato eller efter overgivelsesdato
  Her er det Jobcentret ,der har ansvaret for at overføre data efter integrationsloven og hvornår der hentes fra asyloperatøren (LetAsyl). Data kan genoverføres selvom der allerede er data i DFDG. Det er således sagsbehandler, der skal sikre, at der ikke genoverføres til DFDG med mindre det er hensigten

• Delflow 5. Hent øvrige asyl data i jobcenter eller anden kommunal forvaltning
  I dette delflow er det stadig asyloperatøren (LetAsyl), der vedligeholder asyldata frem til kommunen overtager ansvaret, herefter ændres data ikke, men kommunen kan forsat hente data.

Derudover er der flows for familiesammenførte og borgere, der har en tidligere kontrakt efter integrationsloven.

• Delflow 6. Opdatering af data efter integrationsloven for familiesammenført
  Her er det Jobcentret, der alene har ansvaret for opdatering af data efter integrationsloven. På en familiesammenført er der ikke registreret asyldata fra en asyloperatøren (LetAsyl)

• Delflow 7.Opdatering af for borgere med en eksisterende data efter integrationsloven (før release 2017-4 december 2017)
  Her er det Jobcentret der alene har ansvaret for opdatering af data efter integrationsloven. På en borgere med en eksisterende kontrakt der ikke registreret asyldata fra en asyloperatøren (LetAsyl)

Delflow 1. Oprettelse og vedligeholdelse af asyldata. 

Dette delflow ligger tidsmæssigt før og frem til det tidspunkt hvor asylansøger tildeles asyl, denne proces varetages af asyloperatøren og Udlændingestyrelsen og beskrives derfor ikke i detaljer i her, men består af følgende elementer:

• Asyloperatørenes opdatering af asyldata i LetAsyl

• Afklaring om der skal tildeles asyl 

• Visitering i Udlændingestyrelsen

• Advisering af den kommunale integrationsforvaltning

De efterfølgende delflows behandler kun borgerer der har fået tildelt asyl og som er visiteret til en kommune.

Delflow 2. Initiering af ny asyl sag for en flygtninge i Jobcenter 

1. Asyloperatør, fx Røde Kors udarbejder asyldata (CV, data efter integrationsloven og øvrige asyl data) i LetAsyl.

2. Hvis en asylansøger tildeles asyl visiterer Udlændingestyrelsen personen til en kommune og kommunen adviseres (denne delproces er manuel / sker ikke via DFDG).

3. Når kommunen modtager et advis, sikrer kommunen at de relevante forvaltninger, herunder jobcentret og de tilhørende kommunale sagssystem (KSS), starter det videre flow i kommunen.
   Bemærk i flow figur er de øvrige kommunale forvaltninger der kan være i spil ikke vist eller beskrevet.

4. Afventer jobcenter/sagsbehandler starter sag lokalt og i DFDG

5. Jobcentrets sagsbehandler opretter sagen lokalt via Jobcenter system (KSS) og i forhold til DFGD ved at:

   1. Hente person status oplysninger

   2. Skifte jobcenter tilhørsforhold hvis nødvendigt og oprette kontaktgruppe i DFDG

   3. Registrere overgivelsesdato, modtagende kommune og evt. tidlige overtagelsesdatoer i DFDG

6. Afventer jobcenter/sagsbehandler henter asyldata (efterfølgende delflows)

Delflow 3. Opdatering af CV data for flygtninge fra jobcenter

For prekondition se flow ovenstående delflow 2 ”Initiering af ny asyl sag for en flygtninge i Jobcenter”

1. Der ventes på, at sagsbehandler i jobcentret ønsker at overfører CV data

   1. Jobcenter system (KSS) kalder DFDG efter CV data fra LetAsyl

2. DFDG validerer, om der tale om en borger, der en valid overgivelsesdato og om der er et CV i DFDG og om dette er ændret af borger.

   1. Hvis der findes et CV i DFDG og det er ændret af borger overføres CV data fra LetAsyl ikke

   2. Hvis borger ikke findes eller der ikke er adgang til borger i LetAsyl overføres CV data fra LetAsyl ikke

3. CV’et kan nu ses af borger på Jobnet.

Delflow 4. Opdater data efter integrationsloven for flygtninge fra jobcenter

For prekondition se flow ovenstående delflow 2 ”Initiering af ny asyl sag for en flygtninge i Jobcenter”

1. Der ventes på af sagsbehandler i jobcentret ønsker at overfører data efter integrationsloven

   1. Jobcenter system (KSS) kalder DFDG efter data efter integrationsloven fra LetAsyl

2. DFDG validerer om der tale om en borger der en valid overgivelsesdato og overføres data fra LetAsyl
   Det er sagsbehandleren der skal vurderer om evt. eksisterende data efter integrationsloven i DFDG ønskes overskrevet

3. Data efter Integrationsloven kan nu ses af borger i under Min plan på Jobnet.

Delflow 5. Hent øvrige asyl data i jobcenter eller anden kommunal forvaltning

Open

For prekondition se flow ovenstående delflow 2 ”Initiering af ny asyl sag for en flygtninge i Jobcenter”

1. Der ventes på at sagsbehandler i jobcentret eller anden kommunal forvaltning med ansvar for integrationsindsatsen ønsker at ”henter” øvrige asyldata fra asyloperatøren

2. Jobcenter system (KSS) kalder DFDG efter øvrige asyldata

3. DFDG henter fra asyloperatøren i LetAsyl

4. DFDG returnerer øvrige asyldata til Jobcenter system (KSS)

5. Sagsbehandleren kan nu se og alene se øvrige asyldata

Bemærk at de øvrige asyldata alene gøres tilgængelig for jobcentret, Jobcentret skal ikke opdatere i disse data.

Delflow 6. Opdater data efter integrationsloven for familiesammenførte

For prekondition se flow ovenstående delflow 2 ”Initiering af ny asyl sag for en flygtninge i Jobcenter”

Dette flow følger delflow 4. "Opdater data efter integrationsloven for flygtninge fra jobcenter" med den forskel at der ikke vil være data at hente fra en asyloperatør (LetAsyl).

Delflow 7. Opdater data efter integrationsloven for borger der allerede har en eksistereden kontrakt efter integrationsloven

Preprekondition der er oprettet en sag på borgeren iDFDG samt registrerer overgivelsesdato.

• Der ventes på at sagsbehandler i jobcentret ønsker at ”henter” data efter integrationsloven

  1. Jobcenter system (KSS) kalder DFDG efter data efter integrationsloven

• DFDG validerer om der tale om en almindelig borger eller en borger der er flygtning, da der er her er tale om en almindelig borger, vil DFDG hente data efter integrationsloven i DFDG 

• DFDG returnerer data efter integrationsloven til Jobcenter system (KSS). Hvis ingen data returneres en tom integrationskontrakt. 

• Sagsbehandleren gemmer data efter integrationsloven. Hvis data allerede findes, vurderer sagsbehandler, om disse skal overskrives

• De nye data efter integrationsloven kan nu ses af borger i under Min plan på Jobnet.

Øvrige indhold forhold til integrationsloven

Her er der tale om de data der udover kontrakt indgår i data i forbindelse med integrationsloven sådan som den i sig helhed vil fremgå for borger.

Opdatering af plan i øvrigt

Planbeskrivelse og mål

Der er ingen ændring til registrering af planbeskrivelse og mål i forhold til borgere med integrationskontrakt. Jobmål og uddannelsesmål opdateres som normalt via Min plan.

Samtaler

Løbende opfølgning på data under integrationsloven indberettes i aftale feltet på de samtaler der afholdes i forbindelse med opfølgning. Disse registreres som normalt via samtaleregistrering 

Opdatering af aktiviteter i relation til integrationsloven

Tilbud givet i forbindelse med integrationsloven indberettes som normalt i form af aktiviteter til DFDG.

Opdatering af fravær i relation til integrationsloven

"Fritaget fra danskundervisning" og "Fritaget fra tilbud under integrationsprogrammet (helt/delvist)" indberette som normalt for fraværstyper.

Opdatering af CV i relation til integrationsloven 

CV vil normalt for borgere blive vedligehold via Jobnet, dog kan Jobcentret for en flygtning med asyl overføre CV'et og gemme dette i DFDG hvorefter borger har adgang via Jobnet. 

Data i forbindelse med Integrationsloven udstilles som PDF og med mulighed for underskrift

Da borgere enten via Jobnet eller fra Jobcenter kan skal kunne få en PDF udgave der viser den samlede kontrakt efter integrationsloven, kan man fra DFDG få en sådan PDF. Da en borger fysisk skal underskrive den første version af sin kontrakt efter integrationsloven kan jobcentret få en udgave med underskriftslinje.

Kontrakt efter Integrationsloven som PDF findes i to hovedudgaver:

• En aktuel kontrakt efter integrationsloven, her vil alle elementer være medtaget inkl. CV, fravær m.v.

• En historisk, her vil CV, fravær m.v. være med

Forpligtende samarbejde i jobcenter

Da et jobcenter kan indgå et forpligtende samarbejde skal den kommune, der modtager borgeren, angives fra Jobcentret til DFDG. Ellers kan DFDG ikke entydigt angive den korrekte kommune overfor asyloperatøren (LetAsyl) og dermed få adgang til hente data fra LetAsyl. Dette er ikke relevant for borgere med en eksisterende integrationskontrakt (fra før 2017-4).

Periode asyl data er til rådighed fra asyloperatører (LetAsyl)

Asyldata (CV, data efter integrationsloven og øvrige asyldata) kan i den aftalte periode hentes fra asyloperatøren. 

Børn under 15 år

I forbindelse med at en borger der har fået asyl kan have børn under 15 år, der også visiteres til kommunen, kan asyldata (øvrige data) om disse børn hentes fra asyloperatøren (LetAsyl). Data hente separat på barnets CPR-nr.

Da disse børn ikke er relevant for beskæftigelsesdata registreret i DFDG er og skal disse børn ikke registreres i DFDG. Dette gælder dog ikke uledsaget flygninge børn, hvor der allerede i dage er en praksis.

Data der hentes fra asyloperatører (LetAsyl)

For asylansøgere kan DFDG hente data fra asyloperatørerne (LetAsyl) til brug for borgerens CV, data efter integrationsloven og øvrige asyldata, som DFDG's aftagere kan benytte til efterfølgende sagsbehandling af asylansøgere.

DFDG modtager fra asyloperatørerne (LetAsyl) data, der er grupperet i følgende dele:

• Del 1 - Personoplysninger samt personlige oplysninger, der kræver samtykke ved udveksling 

• Del 2 - Afdækning af kompetencer og kvalifikationer

• Del 3 - Helbredsmæssig afdækning

• Del 4 - Samtykkeerklæring

• Del 5 - Bilag

Forretningsmæssigt opdeler og udstiller DFDG disse data til brug for henholdsvis CV, data efter integrationsloven og øvrige asyldata.

Tekstformatering / HTML

Da asyloperatøren i LetAsyl i deres inddateringer af tekst at anvende formatering (HTML) vil DFDG når der hentes data fra asyloperatørerne (LetAsyl), fjerner html tags fra tekstfelterne, inden de sendes videre til DFDG's aftagere.

Html tags af typen "block level elements" (<address>, <figure>, <noscript>, <article>, <footer>, <ol>, <form>, <output>, <blockquote>, <h1>, <h2>, <h3>, <h4>, <h5>, <h6>, <p>, <canvas>, <header>, <pre>, <dd>, <hgroup>, <section>, <div>, <table>, <dl>, <li>, <tfoot>, <dt>, <main>, <ul>, <fieldset>, <nav>, <video>, <figcaption>, <br>) samt yderligere <hr> tags bliver erstattet med linjeskift.

Fejlhåndtering 

Opstår der fejl i forbindelse med, at DFDG forsøger at hente data fra asyloperatørerne (LetAsyl), vil DFDG udstille og returnerer disse fejl, som DFDG fejlkoder. DFDG håndterer, udstiller og returnerer DFDG fejlkoder i følgende scenarier:

• Der opstår en fejl i kommunikationen til og fra asyloperatørerne, eksempelvis at asyloperatørernes service ikke svarer

• Asyloperatørernes service returnerer en kendt fejlkode til DFDG, eksempelvis at CPR-nummeret ikke findes

• Asyloperatørernes service returnerer en ukendt fejlkode til DFDG

DFDG fejlkoderne, som udstilles og returneres i ovennævnte situationer, fremgår på de DFDG services, som kan hente data fra asyloperatørerne (LetAsyl).

Primære services