Hovedoplysning

639 Snitflade til kommunale bookingsystemer
IT-slutproduktbeskrivelse af it-understøttelse af Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekrutterings forretning Se følgende vejledninger:
Projektets dokumenter til beskrivelse af IT
Releaseprocessen og epic versioner

1. Indhold

2. Ændringslog
3. Målgruppe for dokumentet
4. Baggrund
5. Forretningsmål
6. Løsningens grænseflader
7. Løsningens omfang
DFDG Planner skiftespor
Krav til Kommunal Planner
8. Oversigt over epics
9. Bilag – baggrund om eksisterende Planner-løsning
Systembeskrivelse

Ændringslog

Målgruppe for dokumentet

Baggrund

I forbindelse med beskæftigelsesreformen blev der indgået en aftale, som betyder at kommunerne frit kan vælge IT-system til understøttelse af selvbooking. Det betyder at DFDG skal kunne integrere op imod forskellige systemer fra kommune til kommune uden at Jobnets performance belastes.

Forretningsmål

Løsningens grænseflader

DFDGs snitflade skal kunne understøtte to forskellige scenarier i forbindelse med kommunernes valg af selvbookingsystem.
Det ene er, at det kommunale sagsbehandlingssystem – som i dag håndterer indkaldelser i jobcenteret og registrering af den afholdte samtale – udvides med også at kunne udstille ledige tider til bookning på Jobnet.
Det andet er, at kommunen vælger et tilsvarende system til Planner, som er skræddersyet kommunens behov. Dette system kunne evt. også udbyde selvbook via andre hjemmesider end Jobnet og andre forvaltninger end beskæftigelsesforvaltningen.
For at kunne understøtte disse scenarier, skal STAR stille dette setup til rådighed:

Performance krav

Udfyldes af Rune.

Løsningens omfang

I DFDG skal der implementeres et 'skiftespor', hvor der pr. kommune registreres et 'endpoint', der peger på den aktuelle Planner løsning. Når der kommer et kald ind fra Jobnet som skal viderestilles til Planner, sørger 'skiftesporet' for at kaldet dirigeres det rigtige sted hen.
En vigtig del af skiftesporet er logning og overvågning af at alle ender svarer som de skal og at evt. fejl eskaleres.
Det vil også være muligt for DFDG at opbygge statistik for hvor mange tilbud om om- og selvbooking borgerne får. Der bør sættes nogle mål for dette så det sikres at borgerne rent faktisk har et valg.
Bemærk venligst, at snitfladen til håndtering af kalendersynkronisering mod Planner ikke åbnes. Kalendersynkronisering mellem bookingsystem og kalendersystem (for eksempel Outlook) skal således understøttes af bookingsystemet.

Krav til Kommunal Planner

Den kommunale Planner skal til hver en tid understøtte den fælles vedtagne Planner snitflade, både hvad angår struktur, teknisk standard for f.eks. sikkerhed og oppetider (SLA). Der tænkes anvendt samme SOAP/XML baserede snitflade som i Planner sikret med funktionscertifikater og transportbaseret sikkerhed HTTPS.
I forhold til SLA så er der tale om en service som skal kunne køre 24/7, da borgerens om- og selvbookning forgår døgnet rundt. Der vil derfor typisk være et højere krav til oppetid i forhold til de kommunale sagsbehandlingssystemer. Der bør dog aftales mulighed for natlige servicevinduer og normal nedetid i forbindelse med releases.
Kommuner der vælger at implementere egen Planner løsning, skal forpligte sig til at videreudvikle den i samme takt som den statslige.
Forretningsmæssigt er det vigtigt:
At man koordinerer sagsbehandlerstammen imellem sit kommunale sagsbehandlingssystem og sit bookingsystem med fælles nøgler
At man henter og tager højde for KSS- og A-kasse bookede møder

Oversigt over epics

Bilag – baggrund om eksisterende Planner-løsning

Kernefunktionaliteten i den statslige Plannerløsning er at understøtte borgers om- og selvbookning af samtaler. Kommunens brugere anvender Planner, borger om- og selvbooker via Jobnet, som via DFDG 'taler' med Planner.
Planner opbevarer en kalender for hver vejleder der kan afholde samtaler med borgere. Kalenderen indeholder markering af ledig og optaget tid. Derudover indeholder Planner samtaletilbud som tilbydes i forbindelse med selvbookning.
En kommunal indkalder kan via Planner indkalde en eller flere borgere til samtaler og fordele disse samtaler i en eller flere vejlederes kalender. Indkalder kan også oprette samtaletilbud, som efterfølgende kan selvbookes af borger. Information om optaget/ledig tid kan indtastes via Planner, men kan også ske ved synkronisering med kommunens kalendersystem, den såkaldte 2-vejs synkronisering.
Jobcentrets sagsbehandlingssystem kan også indkalde borgere til samtaler. Samtalerne gemmes i den pågældende vejleders kalender. Samtaler indkaldt via denne kanal kan dog ikke om-bookes af borger.

Systembeskrivelse

For at kunne etablere en kommunal Planner-løsning er det nødvendigt at forstå hvorledes Planner indgår i systemkomplekset i dag. Planner blev ved etableringen allerede tænkt som et selvstændigt modul, som bindes sammen med de øvrige systemer via DFDG.

Kommunikationen med Planner foregår gennem en række services, som tilbyder en snitflade mod de data som ligger i Planner. Billedet kompliceres lidt af at planlagte samtaler (bookninger) ligger i DFDG, synkroniseringen af disse med Planner foregår via WSRM, og DFDG's booking service. De anvendte handlinger kan kort opremses som:

1. Hent mulige samtaletilbud – Planner returnerer samtaletyper som kan selvbookes
2. Hent mulige vejledere – Planner returnerer vejledere som der kan selvbookes på
3. Hent mulige mødetidspunkter – Planner returnerer mulige møde tidspunkter enten ved selvbooking eller ved ombooking ud fra den valgte samtaletype og vejleder.
4. Registrer om- og selvbooking – Planner registrerer den ønskede booking. DFDG foretager samtidig registreringen i Booking databasen.
5. Hent bookninger – Planner henter bookninger som er foretaget af det kommunale sagsbehandlingssystem, disse hentes via WSRM kø.
6. Registrer bookning – Planner registrerer bookning foretaget af indkalder i Planner, f.eks. i forbindelse med masseindkaldelse.