Virksomhederne kan via løsningen ansøge Jobcentret om oprettelse af løntilskuds- og virksomhedspraktikpladser, herunder nytteindsats, voksenlærlinge smt fleksjob. Virksomhedens medarbejder skal udfylde intelligente blanketter ved at gå på Virk.dk.
Oplysninger som i forvejen findes i DFDG, CVR- og CPR-registeret eller i fx eIndkomst udfyldes automatisk, så virksomheder og borgere ikke skal afgive oplysninger som myndighederne allerede kender.
I videst muligt omfang skal kontrol af tilskudsbetingelser m.v. digitaliseres, så jobcentrenes arbejde med manuel gennemgang af ansøgninger om oprettelse af virksomhedsrettede tilbud ("blanketter") kan ophøre eller mindskes betydeligt.
I det omfang, der skal ske manuel behandling af ansøgninger i jobcenteret, fastsættes der i bekendtgørelse en maksimal frist for behandling.
Hvis virksomheder indsender ansøgninger – og virksomheden ikke på ansøgningen har øremærket tilbuddet til en konkret person – skal tilbuddet automatisk kunne publiceres på Jobnet, når ansøgningen er godkendt. Det skal gælde både i forhold til løntilskud og virksomhedspraktik.
Der er automatiske valideringer og kontroller af de oplysninger som virksomheder eller borgere selv afgiver, så jobcentrene kan udtage sager til manuel behandling, hvis der er advarselslamper, der lyser.
Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering kan overvåge jobcentrenes behandling af ansøgninger.

Overordnet forretningsfunktionalitet

Løsningen består af to moduler:

1. Selvstændig browserbaseret selvbetjeningsløsning, hvor

• arbejdsgivere kan:
  • starte, udfylde og indsende en ny ansøgning, lave forlængelser eller meddele ophør
  • annullere en ansøgning
  • få dybdegående vejledning under ansøgningsprocessen
  • få kontaktinformation i tilfælde af behov for support under ansøgningsprocessen
  • få løbende information om konsekvenser for en afgørelse pba. de oplysninger virksomhedens indtaster i ansøgningen
  • få afgørelser på sine ansøgninger og forlængelser (automatiske og manuelle)
  • godkende og underskrive en bevilling/aftale
  • oprette nye ansøgninger på baggrund af tidligere ansøgninger
  • søge i gamle ansøgninger/bevillinger
  • se barometer for virksomhedens sociale ansvar
• repræsentanter for de ansatte i virksomheden kan:
  • gennemføre høring (dvs. afvise eller godkende høringsdelen i en ansøgning)

1. Selvstændig browserbaseret løsning, hvor

• jobcentermedarbejdere kan:
  • modtage en ansøgning, anmodning om forlængelse eller meddelelse om ophør
  • behandle en ansøgning og sende afgørelsen til arbejdsgiver
  • udarbejde en bevilling og sende til arbejdsgiver
  • modtage en bevilling i underskrevet form
  • supportere virksomheder
  • oprette ansøgningskladder og sende til arbejdsgiver
  • administrere opgaverne på tværs af relevante enheder og medarbejdere
  • administrere teams, herunder tilknytte medarbejdere
  • administrere standardtekster ved afgørelser
  • automatisk oprette jobannoncer på Jobnet på baggrund af nye ansøgninger
  • få adgang til div. produktionsrapporter (statistik)
  • få nemmere ved at føre tilsyn og kontrol

Løsningen understøtter:

• Løntilskudsjob
• Virksomhedspraktik (Nytteindsats)
• Voksenlærling
• Fleksjob

Primære arbejdsgange

Virksomhederne får adgang til VITAS gennem følgende hjemmeside eller via Virk.
Primære arbejdsgange

Alle forløb følge nedenstående overordnede proces. Dog med tilpasninger. (Eks. hvis der er tale om en enkeltmandsvirksomhed eller voksenlærlingeforløb, springes høringen over). Der afsendes notifikationsmails til virksomheden med link til sagen, hver gang en handling eller statusskift indtræffer i sagen.

VITAS understøtter generelt følgende situationer:

• Virksomhed og borger finder hinanden
• Virksomhed tilbyder en plads
• Jobcenter henvender sig til virksomhed med borger i hånden

Adgang via Virk.dk

For at logge på via Virk skal medarbejderen tilgå:
https://indberet.virk.dk/
Først skal løsningen findes på Virk, dette gøres ved f.eks. at søge efter løntilskud:


Medarbejderen trykker start:

Adgang via Vitas.dk

Virksomhederne får adgang til VITAS gennem følgende hjemmeside eller via Virk:

• https://vitas.bm.dk/

Som det første skal virksomhedens medarbejder logge på.

Login skal logge på via Medarbejdercertifikat:

Proces for ansøgning

Virksomheden (eller jobcenteret i Virksomhedssupport) initierer ansøgningen. Ved at udfylde, insende og underskrive en række obligatoriske og ikke-obligatoriske tekst-, tal-, og datofelter, dannes en ansøgning.

Visse felter validerer efter forretningsregler, og kan som følge heraf tildele ansøgninger hhv. gule og røde advarsler, som varsler jobcentermedarbejderen senere i forløbet om, at her er noget der skal tages stilling til.

Proces for bevilling

Jobcenteret kan via lister i VITAS udvælge ansøgninger til behandling. En ansøgning vurderes i første omgang til at blive enten Godkendt eller Afvist. Godkendes en ansøgning bliver den i VITAS-terminologi til et tilbud. Med udgangspunkt i et tilbud kan jobcentermedarbejderen udarbejde en bevilling (for fleksjob benævnt vurdering), og føres igennem et antal faner hvor diverse felter udfyldes.

For løntilskud, virksomhedspraktik og voksenlærling skal bevillingen sendes tilbage til virksomheden til underskrift, mens fleksjob er gældende så snart jobcenteret har udarbejdet vurderingen. Integrationsgrunduddannelsesaftaler udarbejdes mellem virksomhed og borger, ved at virksomheden (eller jobcenteret i virksomhedssupport) initierer aftale, som borger derefter direkte, eller via link i email, underskriver.

Proces for forlængelse

Proces for ophør

Aktører

De primære aktører som anvender Vitas er:

1. Virksomhedsmedarbejder (arbejdsgiver)
   1. Medarbejder i virksomhed der tilbyder job (måske en HR medarbejder)
2. Medarbejderrepræsentant
   1. Medarbejder i virksomhed der tilbyder job (måske en tillidsmand eller lign.)
3. Virksomhedskonsulent
   1. Medarbejder i jobcentret der har virksomheder som sit primære fokusområde

Derudover en række sekundære aktører:

1. Anden Aktør
   1. Privat aktør hyret af jobcentret til at varetage hele eller dele af sagsbehandlingen
2. SIRI medarbejder (Styrelsen for International Rekruttering og Integration)
   1. Medarbejder fra SIRI der foretager administration og opfølgning på IGU-sager

Forretningsobjekter

VITAS behandler grundlæggende fire centrale forretningsobjekter:

1. Ansøgning
2. Bevilling
3. Forlængelse
4. Ophør

For fleksjob benyttes dog Vurdering istedet for Bevilling.