Vejledning om obligatorisk selvbooking

STAR har udarbejdet følgende vejledning om obligatorisk selvbooking: https://www.retsinformation.dk/Forms/R0710.aspx?id=182049

Vejledningen indeholder:

• Det fælles intensiverede kontaktforløb
• Selvbooking af jobsamtaler (inkl. fastsættelse af frist og tilmelding efter afmelding pga. manglende booking)
• Selvbooking af rådighedssamtaler
• Vejledningspligt om selvbooking
• Frikommuner og selvbooking

I september 2016 blev selvbooking obligatorisk og jobcentrene kan administrere frister for booking af den næste jobsamtale, som borgeren skal selvbooke efter, så det sker inden fristens udløb, og borgeren dermed opfylder sin pligt til selv at booke samtaler. Mødet skal afholdes senest 7 dage efter fristen, det er indenfor den ramme der gives tider når borger booker møde.

Hvilke borgere der kan få frist til hvilke samtaletyper er beskrevet i skemaet 'Sammenhæng i mulighed for at registrere samtale, selvbooke og få frist for kontaktgrupper og samtaletyper' nedenfor.

For jobcentre indebærer det:

• Jobcentret har ansvaret for at oprette, ændre og slette en frist – jobcentret ejer fristen
• Jobcentret har ansvaret for at ændre en frist, hvis forhold i borgerens situation nødvendiggør dette
• En frist indeholder en forfaldsdato og en samtaletype
• Der kan kun sættes frister for samtaletyperne jobsamtaler og opfølgningssamtaler (InterviewTypeIdentifier respektive 7 og 4)
• Der kan kun være planlagt én samtale ad gangen. Borgeren kan derfor ikke have både en planlagt samtale og en aktiv frist
• Har borgeren en frist, og der oprettes en ny frist, lukkes den gamle frist automatisk, hvis det er samme samtaletype. Hvis det er en anden samtaletype, skal jobcenteret selv lukke den eksisterende frist før oprettelse af en ny.
• Hvis borgeren har et fremtidigt møde og sagsbehandleren ønsker at afvikle en samtale (for samme samtaletype) med borgeren tidligere, kan dette ikke gøres med en frist, da alle fremtidige bookninger vil indfri fristen.

Se mere om sammenhængen imellem booking og frist under BookingService,  "Frister for selvbook - borger må ikke forvirres af at have en frist og en (fristindfriende) booking, eller flere bookinger samtidig"

For borgeren indebærer det:

Det er kun dagpengemodtagere (kontaktgruppe id 1) der kan blive afmeldt for manglende selvbook af jobsamtale (samtaletype id 7)

• Borgeren kan evt. ombooke, men det skal ske inden for fristen
• Borgeren kan ikke aflyse en samtale, som er booket med overholdelse af frist
• Når borgeren har booket sin samtale inden for fristen, har han opfyldt sin forpligtelse – dette uanset om jobcentret senere sletter fristen eller aflyser mødet.

Statusser for frister

For frister gælder følgende statussæt:

Lukning af frister

Følgende situationer lukker fristen:

• 90 dage efter oprettelse 
• Ved flytning til anden kommune
• Borgeren skifter til en kontaktgruppe, hvor fristen ikke kan indfries i den nye kontaktgruppe

Lovligt fravær som fritager for selvbook

• 2: Midlertidigt arbejde (u. 14 dage)
• 3: Borgerligt ombud
• 4: 2-ugers barsel ("fædrebarsel")
• 10: Ferie
• 11: Sygdom-sygemelding (som kun er relevant hvis man er i aktivering, da man ellers vil være afmeldt når man har dette fravær)
• 24: Jobrettet uddannelse - fuldtid - fritaget for aktivering og kontaktforløb
• 56: Fritaget for pligt til selvbook (Man har ikke frister i dette tilfælde)
• 57: Frataget ret til selvbook (Man har ikke frister i dette tilfælde)
• 66: Ingen pasningsmulighed inden for institutionen åbningstid
• 75: Kontaktforløb er hos a-kassen

Effekten af at fraværene fritager for selvbook er at man med et sådant fravær ikke vil blive afmeldt ved overskridelse af en afmeldende frist, man vil i stedet blive straksbookingramt.

Kontaktgrupper

Frister for såvel Jobsamtale som Opfølgningssamtaler (henholdsvis InterviewTypeIdentifier id 7 og 4) lukkes automatisk af DFDG ved oprettelse af en ny kontaktgruppe hvor fristen ikke er tilladt. Der lukkes af hensyn til, at borger ikke må kunne have en frist, som ikke kan indfries.

Jobsamtale (7) - frister må kun oprettes på følgende kontaktgrupper:

• Dagpengemodtager (1)
• Kontanthjælpsmodtager (2)
• Kontanthjælpsmodtager omfattet af integrationsprogrammet (3)
• Revalidering (4) (Fra 2017-3)
• For-revalidering (5) (Fra 2017-3)
• Fleksjobvisiteret (7)
• Fleksjobansat (10)
• Rehabilitent (11) (Fra 2017-3)
• Modtager af uddannelseshjælp (12)
• Jobafklaring (13)
• Integrationsydelsesmodtager (26)
• Integrationsydelsesmodtager omfattet af integrationsprogrammet (27)
• Integrationsydelsesmodtager med uddannelsespålæg (28)

Opfølgningssamtale (4) -frister må kun oprettes på følgende kontaktgrupper:

• Sygedagpengemodtager (6)
• Sygedagpengemodtager fra beskæftigelse (24)
• Sygedagpengemodtager fra ledighed (25)

For såvel Opfølgningssamtaler (fra 2017-2) såvel som Jobsamtaler gælder at man kun kan have én fremtidig booking ad gangen.

Flytning

For alle samtaletype gælder, at når en borger skifter til et jobcenter i en anden kommune (i forbindelse med flytning registreret i CPR-registeret) lukkes fristen ved at flyttemotoren kalder UpdateInterviewDeadline i InterviewDeadlineService og sætter fristen til "Administrativt lukket frist".

Huskeservice

Som udgangspunkt får alle, som har en frist til selvbooking, notifikation om denne på Jobnet, og får huskeservicebeskeder om den. Der sendes mail og SMS så længe fristen ikke er indfriet, dog højest 1 om dagen:

• Fristudstedelse
• 8 dage før fristforfald
• 3 dage før fristforfald

Følgende kategoriseringskombinationer undtages for fristvisning og huskeservice når borger er afmeldt (eller med andre ord: Får kun fristvisning og huskeservice, når de er tilmeldte), med det formål at undlade at genere med notifikationer, når vi med sikkerhed kan sige, at det ikke er relevant.

Huskeserviceteksterne er definerede på siden: Huskeservice via SMS og Email

Sammenhæng i mulighed for at registrere samtale, selvbooke og få frist for kontaktgrupper og samtaletyper

De nævnte samtaletyper (InterviewTypeIdentifier) for let reference:

4 Opfølgningssamtale

5 fleksjobopfølgningssamtale

7 Jobsamtale

9 Informationsmøde

10 CV samtale

12 Anden samtale

13 Informationsmøde uden mødepligt

15 Rådighedssamtale

16 Integrationssamtale

17 Jobsamtale med a-kasse

18 Samtale i rehabiliteringsteam

Batchopdatering af friststatus - primært datohændelser

Batchjob foretager tilstandsskift imellem friststatus.

• Hvis borgeren er død:
• Friststatus sættes til: Administrativ lukket
• CorrectionComment sættes til: "Fristen er lukket af DFDG da borger er død"
• Aktiveringsdato nås (InterviewDeadlineActivationDate)
• Friststatus sættes til: Aktiv
• Fristdato overskrides: Hvis friststatus er Aktiv og borgeren er tilmeldt som dagpengemodtager og har ikke lovligt fravær (se lovligt fravær). Fra fristdato kl 23.59.59 går der op til flere timer inden batchjobbet kører. I dette tidsrum er borgeren straksbookingramt, men ikke afmeldt endnu, og fristens status er ikke opdateret.
• Friststatus sættes til: Lukket overskredet frist.
• Borger afmeldes (hvis afmelding var aktiveret ved fristoprettelse)
• Fristdato overskrides: Hvis friststatus er Aktiv frist og borger er afmeldt
• Friststatus sættes til: Lukket overskredet frist
• Fristdato overskrides: Hvis friststatus er Aktiv frist og borger er tilmeldt og borger har lovligt fravær eller er i anden kontaktgruppe end dagpengemodtager:
• Friststatus sættes til: Lukket overskredet frist
• Dagen for mødet oprinder: Hvis friststatus er Indfriet frist
• Friststatus sættes til: Lukket indfriet frist
• 90 dage efter fristoprettelse: frist med status Aktiv frist, Indfriet frist eller Ikke aktiveret frist: 
• Friststatus sættes til: Administrativt lukket frist
• CorrectionComment sættes til: "Frist lukket af DFDG efter 90 dage"

Tilstandsdiagram for frister

Grafisk overblik over frister, aktiveret afmelding og straksbooking for tilmeldte

Frister er vist som blå og gule pile, og bookings som grønne pile. De gule pile viser, hvor fristerne kan udløse afmelding og straksbooking på Jobnet. Automatisk afmelding sker kun for dagpengemodtager, der overskrider deres frist for selvbooking uden et lovlig fravær.

En sagsbehandler kan altid lukke en frist som ”Administrativt lukket frist”, hvilket ikke er vist på tegningen. En ”Administrativt lukket frist” kan ikke føre til straksbooking og afmelding.

Grafisk overblik over frister, aktiveret afmelding og straksbooking for ikke-tilmeldte

Straksbooking

Hvis en borger ikke booker et møde indenfor fristen, vil han blive afmeldt og bedt om at straksbooke ifm. en ny tilmelding. Straksbookingen foregår på Jobnet og tvinger borgeren til at booke et møde idet han vælger 1 af 10 tilbud indenfor 10 dage, samtidigt med han tilmelder sig.

Straksbooking kan også ske hvis en borger har et lovligt fravær når fristen udløber, f.eks. ferie. I de situationer vil borgeren blive mødt med krav om straksbooking på Jobnet når han logger på, men vil ikke automatisk blive afmeldt.

Endeligt kan straksbooking også ske når en borger vil raskmelde sig på Jobnet, hvor han ifm raksmelding også skal booke et møde.

Straksbooking udløses af overskredet frister, dvs. frister med status ”Lukket indfriet frist” eller ”Lukket overskredet frist”. Når en frist overskrides bliver status ændret til ”Lukket overskredet frist” uanset om borgeren er tilmeldt eller ej, har et lovligt fravær, eller er tilmeldt som dagpengemodtager. At ”Lukket indfriet frist” også udløser straksbooking skyldes at DFDG ændre status baseret på at dagen for mødet oprinder. Den eneste måde DFDG kan se at mødet faktisk også blev afholdt er ved en samtaleregistrering. Skulle borgeren udeblive eller mødet blive aflyst på dagen, vil status stadigt være skiftet til ”Lukket indfriet frist”. En frist med status ”Lukket indfriet frist” vil dog først udløse straksbooking dagen efter det planlagte møde, og først efter fristdagen er overskredet uden at der foreligger en samtaleregistrering.

Straksbooking efter afholdt møde - borger er først uden straksbooking når mødet registreres

Scenarier

I det nedenstående gennemgås en række scenarier for fristerne.

Borger får frist, booker og gennemfører samtale:

Borger får frist, men møder på jobcentret uden først at have booket en samtale og gennemfører samtale:

Borger får frist, men jobcentret indkalder og borger møder og gennemfører samtale:

Borger har - inden fristen er angivet - selvbooket eller er indkaldt:

Borger har selvbooket og mødet afholdes, men registreres ikke af sagsbehandler:

Borger har selvbooket eller er indkaldt, men udebliver fra samtale:

Jobcentret fortryder oprettelse af frist:

Jobcentret opretter en frist, men med fremtidig startdato:

Jobcentret opretter en frist, men borger afmeldes inden fristdatoen:

Primære services

• InterviewDeadlineService til oprettelse og redigering af frister
• JobnetBookingService hvor borger indfrier frist ved at booke
• ExternalBookingService Hvor DFDG får svar fra Plannersystem om hvilke møder borgeren kan booke
• BookingService hvor frist indfries når jobcenter booker

WSRM

Ved enhver oprettelse eller ændring af en frist udsendes der Wsrm beskeder af typen WsrmMessageService • GetInterviewDeadline til både borgerens jobcenter samt Planner.