Virksomhederne kan i VITAS ansøge om diverse virksomhedsrettede forløb. Derudover kan virksomhederne via løsningen ansøge jobcentret om oprettelse af løntilskuds- og virksomhedspraktikpladser, herunder nytteindsats, voksenlærlinge, fleksjob, mentor, personlig assistance, hjælpemidler samt jobrotation. Virksomhedens medarbejder skal udfylde ”intelligente blanketter” ved at gå på Virk.dk.
Oplysninger som i forvejen findes i DFDG, CVR- og CPR-registeret eller i fx SKATs eIndkomst-register udfyldes automatisk, så virksomheder og borgere ikke skal afgive oplysninger som myndighederne allerede kender.
I videst muligt omfang er kontrollen af tilskudsbetingelser m.v. digitaliseret, så jobcentrenes arbejde med manuel gennemgang af ansøgninger om oprettelse af virksomhedsrettede tilbud (”blanketter”) kan begrænset mest muligt.
I det omfang, der skal ske manuel behandling af ansøgninger i jobcenteret, fastsættes der i bekendtgørelsen en maksimal frist for behandling.
Hvis virksomheder indsender ansøgninger – og virksomheden ikke på ansøgningen har øremærket tilbuddet til en konkret person – skal tilbuddet automatisk publiceres på Jobnet, når ansøgningen er godkendt. Det skal gælde både i forhold til løntilskud og virksomhedspraktik.
Der er automatiske valideringer og kontroller af de oplysninger som virksomheder eller borgere selv afgiver, så jobcentrene kan udtage sager til manuel behandling, hvis der er advarselslamper, der lyser.
Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering kan overvåge jobcentrenes behandling af ansøgninger.
Overordnet forretningsfunktionalitet
Løsningen består af to moduler:
- Selvstændig browserbaseret løsning, hvor
- arbejdsgivere kan:
- starte, udfylde og indsende en ny ansøgning, lave forlængelser eller meddele ophør,
- annullere en ansøgning,
- få vejledning under ansøgningsprocessen,
- få kontaktinformation i tilfælde af behov for support under ansøgningsprocessen,
- få løbende information om konsekvenser for en afgørelse pba. de oplysninger virksomheden indtaster i ansøgningen,
- få afgørelser på sine ansøgninger og forlængelser (automatiske og manuelle),
- godkende og underskrive en bevilling/aftale,
- oprette nye ansøgninger på baggrund af tidligere ansøgninger,
- søge i gamle ansøgninger/bevillinger,
- se virksomhedens ”sociale ansvar” i et CSR/benchmarkmodul
- repræsentanter for de ansatte i virksomheden kan:
- gennemføre høring (dvs. afvise eller godkende høringsdelen i en ansøgning).
2. Selvstændig browserbaseret løsning, hvor
- jobcentermedarbejdere kan:
- modtage en ansøgning, anmodning om forlængelse eller meddelelse om ophør,
- behandle en ansøgning og sende afgørelsen til arbejdsgiver,
- udarbejde en bevilling og sende til arbejdsgiver,
- modtage en bevilling i underskrevet form,
- supportere virksomheder,
- oprette ansøgningskladder og sende til arbejdsgiver,
- administrere opgaverne på tværs af relevante enheder og medarbejdere,
- administrere teams, herunder tilknyttede medarbejdere,
- administrere standardtekster ved afgørelser,
- automatisk oprette jobannoncer på Jobnet på baggrund af nye ansøgninger,
- få adgang til diverse produktionsrapporter (statistik/CSR),
- få nemmere ved at føre tilsyn og kontrol.
Løsningen understøtter:
- Løntilskudsjob (virksomhedens ansøgning og jobcentrets bevilling)
- Virksomhedspraktik og Nytteindsats (virksomhedens ansøgning og jobcentrets bevilling)
- Voksenlærling (virksomhedens ansøgning og jobcentrets bevilling)
- Fleksjob (virksomhedens ansøgning og jobcentrets bevilling)
- Mentor – ustøttet beskæftigelse (jobcentrets bevilling)
- Hjælpemidler - ustøttet beskæftigelse (jobcentrets bevilling)
- Personlig Assistance - ustøttet beskæftigelse (jobcentrets bevilling)
- Jobrotation - støttet beskæftigelse (virksomhedens ansøgning)
- Mentor og hjælpemidler - tillægsbevilling (for borgere i støttet beskæftigelse - jobcentrets bevilling)
Sikkerhed
Virksomhederne får adgang til VITAS gennem følgende hjemmeside eller via Virk.
Adgang via Virk.dk
For at logge på via Virk skal medarbejderen tilgå:
Først skal løsningen findes på Virk, dette gøres ved f.eks. at søge efter løntilskud:
Medarbejderen trykker start:
Adgang via VITAS.dk
Virksomhederne får adgang til VITAS gennem følgende hjemmeside eller via Virk:
Som det første skal virksomhedens medarbejder logge på.
Medarbejderen skal logge på via Medarbejdercertifikat:
Aktører
De primære aktører, som anvender VITAS, er:
1 Virksomhedsmedarbejder (arbejdsgiver):
a. Medarbejder i virksomhed, der tilbyder et virksomhedsrettet forløb (måske en HR medarbejder)
2. Medarbejderrepræsentant:
a. Medarbejder i virksomhed, der tilbyder et virksomhedsrettet forløb (en medarbejderrepræsentant eller tillidsmand)
3. Virksomhedskonsulent:
a. Medarbejder i jobcentret, der arbejder med de virksomhedsrettede forløb som sit primære fokusområde, herunder yder virksomhedsservice.
Primære arbejdsgange
De to ordninger med flest årlige ansøgningsforløb (løntilskud og virksomhedspraktik) følger overstående overordnede proces med medarbejderhøring. Andre forløb (eks. fleksjob og voksenlærlinge) er væsentlig enklere (intet krav om medarbejderhøring). Endelig er nogle ordninger udviklet uden jobcentrets bevillingsdel. Der afsendes notifikationsmails til virksomheden med link til sagen, hver gang en handling eller statusskift indtræffer i sagen.
VITAS understøtter generelt følgende situationer:
Virksomhed og borger finder hinanden
Virksomhed tilbyder en plads
Jobcenter henvender sig til virksomhed med borger i hånden
Proces for ansøgning
Proces for bevilling
Proces for forlængelse
Proces for ophør
Forretningsobjekter
VITAS behandler grundlæggende fire centrale forretningsobjekter:
Ansøgning
Bevilling
Forlængelse
Ophør
Det er ikke alle virksomhedsrettede forløb, som følger denne skabelon. Eks. vil mentor, hjælpemidler og personlig assistance starte med, at jobcentret laver en bevilling i samråd med virksomheden og for jobrotation vil der ikke være et bevillingsflow.