...
| Table of Contents |
|---|
Virksomheder kan i VITAS ansøge om diverse virksomhedsrettede forløb: løntilskuds- og virksomhedspraktikpladser , herunder nytteindsats, voksenlærlinge smt fleksjob. Virksomhedens medarbejder skal udfylde intelligente blanketter , fleksjob, mentor, personlig assistance, hjælpemidler samt jobrotation. Virksomheder kan endvidere ansøge om tilskud til ansættelse af en flygtning i praktik (IGU, IntegrationsGrundUddannelse). Virksomhedens medarbejder logger på via MitID-Erhverv og kan udfylde ”intelligente blanketter” ved at gå på Virk.dk eller VITAS.bm.dk.
Sagsbehandlerne i jobcentrene kan, som led i deres virksomhedsservice, bistå en virksomhed med udfyldelse af en VITAS ansøgning (også kaldet virksomhedssupport i VITAS). Dernæst udarbejder jobcentret selve bevillingen af de virksomhedsrettede forløb (eller et afslag på en ansøgning) , herunder også kun bevillingsdelen på hjælpemidler og personlig assistance (en forløb, hvor virksomheden ikke først skal ansøge via VITAS) i VITAS.
Oplysninger som i forvejen findes i DFDG, CVR- og CPR-registeret eller i fx SKATs eIndkomst-register udfyldes automatisk, så virksomheder og borgere ikke skal afgive oplysninger, som myndighederne allerede kender.
I videst muligt omfang skal kontrol er kontrollen af tilskudsbetingelser m.v. digitaliseresdigitaliseret, så jobcentrenes arbejde med ved manuel gennemgang af ansøgninger om oprettelse af virksomhedsrettede tilbud ("blanketter") kan ophøre eller mindskes betydeligt.
I det omfang, der skal ske ”blanketter”) begrænset mest muligt.
Der vil altid ske en manuel behandling af ansøgninger i jobcenteret , fastsættes der i bekendtgørelse en maksimal frist for behandling.
Hvis virksomheder indsender ansøgninger – og virksomheden ikke på ansøgningen har øremærket tilbuddet til en konkret person – skal tilbuddet automatisk kunne publiceres på Jobnet, når ansøgningen er godkendt. Det skal gælde både i forhold til løntilskud og virksomhedspraktik.
Der er automatiske (med hjemmel i LAB § 185, stk. 2, hvori der er fastsat frist for behandlingen). VITAS understøtter valideringer og kontroller af de oplysninger, som virksomheder eller borgere selv afgiver, så jobcentrene kan udtage sager til manuel behandling, hvis der er advarselslamper, der lyserhar afgivet (virksomheden indhenter samtykke til at bruge borgerens CPR oplysninger), så jobcentrene med udgangspunkt i de eventuelle advarsler, der vises, kan vurdere ansøgningen (eks. om borgeren ud fra eks. kontaktgruppe er berettiget til et ønsket virksomhedsrettet forløb, varighedsregler mv).
Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering kan overvåge jobcentrenes behandling af ansøgninger.
...
Overordnet forretningsfunktionalitet
Løsningen består af to moduler:
Selvstændig browserbaseret
...
løsning, hvor
- arbejdsgivere
Virksomheden/Arbejdsgivere kan:
starte, udfylde og indsende en ny ansøgning, anmode/lave forlængelser eller meddele ophør,
annullere en ansøgning,
få
dybdegåendevejledning under ansøgningsprocessen,
få kontaktinformation om jobcenter i tilfælde af behov for support under ansøgningsprocessen,
få løbende information om konsekvenser for en afgørelse pba. de oplysninger
virksomhedensvirksomheden indtaster i ansøgningen (status) samt se historikken på et forløb,
få afgørelser på sine ansøgninger og forlængelser (automatiske og manuelle),
godkende og underskrive en bevilling/aftale,
oprette nye ansøgninger på baggrund af tidligere ansøgninger,
søge i gamle ansøgninger/bevillinger,
se
barometer for virksomhedens sociale ansvar
virksomhedens ”sociale ansvar” i et CSR/benchmarkmodul (forventes dog udfaset ifm. modernisering),
En medarbejderrepræsentant/Tillidsrepræsentant for de ansatte i virksomheden kan:
gennemføre høring (dvs. afvise eller godkende høringsdelen i en ansøgning) ifm. et løntilskud eller et virksomhedspraktikforløb.
2. Selvstændig browserbaseret løsning, hvor
jobcentermedarbejdere kan:
modtage en ansøgning, anmodning om forlængelse eller meddelelse om ophør,
behandle en ansøgning og sende afgørelsen til arbejdsgiver,
udarbejde en bevilling og sende til arbejdsgiver,
modtage en bevilling i underskrevet form,
supportere virksomheder,
oprette ansøgningskladder og sende til arbejdsgiver,
administrere
opgaverneVITAS-opgaver (behandling af ansøgning, forlængelser mv.) på tværs af relevante enheder og medarbejdere,
administrere jobcenter teams, herunder
tilknyttetilknyttede medarbejdere,
administrere standardtekster ved afgørelser
- automatisk oprette jobannoncer på Jobnet på baggrund af nye ansøgninger
,
få adgang til
div. produktionsrapporter (statistik)få nemmere ved at føre tilsyn og kontroldiverse produktionsrapporter, eks. statistik/CSR (forventes dog udfaset ifm. modernisering),
Løsningen understøtter:
Løntilskudsjob (virksomhedens ansøgning og jobcentrets bevilling)
Virksomhedspraktik
(Nytteindsatsog Nytteindsats (virksomhedens ansøgning og jobcentrets bevilling)
Voksenlærling (virksomhedens ansøgning og jobcentrets bevilling)
Fleksjob
...
(virksomhedens ansøgning og jobcentrets bevilling)
Mentor – ustøttet beskæftigelse (jobcentrets bevilling)
Hjælpemidler - ustøttet beskæftigelse (jobcentrets bevilling)
Personlig Assistance - ustøttet beskæftigelse (jobcentrets bevilling)
Jobrotation - støttet beskæftigelse (virksomhedens ansøgning)
Mentor og hjælpemidler - tillægsbevilling (for borgere i støttet beskæftigelse - jobcentrets bevilling)
Registrering af indgåede IGU-aftaler
Sikkerhed
Virksomhederne får adgang til VITAS gennem følgende hjemmeside eller via Virk.
Primære arbejdsgange 
Alle forløb følge nedenstående overordnede proces. Dog med tilpasninger. (Eks. hvis der er tale om en enkeltmandsvirksomhed eller voksenlærlingeforløb, springes høringen over). Der afsendes notifikationsmails til virksomheden med link til sagen, hver gang en handling eller statusskift indtræffer i sagen. 
VITAS understøtter generelt følgende situationer:
- Virksomhed og borger finder hinanden
- Virksomhed tilbyder en plads
- Jobcenter henvender sig til virksomhed med borger i hånden
...
En bruger i et jobcentrene får adgang til VITAS via kommunens ADFS (se eventuelt: https://star.dk/media/21009/2022_05_30_ad_og_adfs-opsaetning-til-vitas.pdf).
Adgang via Virk.dk
For at logge på via Virk skal medarbejderen tilgå:
Først skal løsningen findes på Virk, dette gøres ved f.eks. at søge efter løntilskud:
Medarbejderen trykker start: 
...
Adgang via
...
VITAS.dk
Virksomhederne får adgang til VITAS gennem følgende hjemmeside eller via Virk:
...
Som det første skal virksomhedens medarbejder logge på.
...
Login Medarbejderen skal logge på via Medarbejdercertifikat:
...
...
Virksomheden (eller jobcenteret i Virksomhedssupport) initierer ansøgningen. Ved at udfylde, insende og underskrive en række obligatoriske og ikke-obligatoriske tekst-, tal-, og datofelter, dannes en ansøgning.
Visse felter validerer efter forretningsregler, og kan som følge heraf tildele ansøgninger hhv. gule og røde advarsler, som varsler jobcentermedarbejderen senere i forløbet om, at her er noget der skal tages stilling til.
...
Jobcenteret kan via lister i VITAS udvælge ansøgninger til behandling. En ansøgning vurderes i første omgang til at blive enten Godkendt eller Afvist. Godkendes en ansøgning bliver den i VITAS-terminologi til et tilbud. Med udgangspunkt i et tilbud kan jobcentermedarbejderen udarbejde en bevilling (for fleksjob benævnt vurdering), og føres igennem et antal faner hvor diverse felter udfyldes.
For løntilskud, virksomhedspraktik og voksenlærling skal bevillingen sendes tilbage til virksomheden til underskrift, mens fleksjob er gældende så snart jobcenteret har udarbejdet vurderingen. Integrationsgrunduddannelsesaftaler udarbejdes mellem virksomhed og borger, ved at virksomheden (eller jobcenteret i virksomhedssupport) initierer aftale, som borger derefter direkte, eller via link i email, underskriver.
...
For løntilskud, virksomhedspraktik og voksenlærlingeforløb gælder det, at virksomheden (eller jobcenteret via supportfunktionen) kan initiere forlængelse af forløbet. Når forlængelsesansøgningen er sendt til behandling ved jobcenteret, kan den afvises eller godkendes. Uanset om forlængelsesansøgningen afvises eller godkendes, vises den i virksomhedens bevillings-readonly, i status "godkendt af jobcenter" eller "afvist af jobcenter".
...
For voksenlærling og virksomhedspraktik gælder, at såvel jobcenter som virksomhed kan initiere ophør, mens det for løntilskud gælder, at kun virksomheden (samt jobcenteret i supportfunktion) kan initiere ophør. Ophør initieret af virksomheden er betingede af, at jobcenteret godkender ophøret. Ophør initieret af jobcenteret angives via tekstboks, hvorvidt disse er drøftet med arbejdsgiveren, og at der er enighed om dem.
...
De primære aktører som anvender Vitas er:
- Virksomhedsmedarbejder (arbejdsgiver)
- Medarbejder i virksomhed der tilbyder job (måske en HR medarbejder)
- Medarbejderrepræsentant
- Medarbejder i virksomhed der tilbyder job (måske en tillidsmand eller lign.)
- Virksomhedskonsulent
- Medarbejder i jobcentret der har virksomheder som sit primære fokusområde
Derudover en række sekundære aktører:
- Anden Aktør
- Privat aktør hyret af jobcentret til at varetage hele eller dele af sagsbehandlingen
- SIRI medarbejder (Styrelsen for International Rekruttering og Integration)
- Medarbejder fra SIRI der foretager administration og opfølgning på IGU-sager
...
Aktører
De primære aktører, som anvender VITAS, er:
1 Virksomhedsmedarbejder (arbejdsgiver):
a. Medarbejder i virksomhed, der tilbyder et virksomhedsrettet forløb (måske en HR medarbejder)
2. Medarbejderrepræsentant:
a. Medarbejder i virksomhed, der tilbyder et virksomhedsrettet forløb (en medarbejderrepræsentant eller tillidsrepræsentant)
3. Virksomhedskonsulent:
a. Medarbejder i jobcentret, der arbejder med de virksomhedsrettede forløb som sit primære fokusområde, herunder yder virksomhedsservice.
Jobcentermedarbejder/virksomhedskonsulent, som yder virksomhedssupport til en virksomhed, som ønsker en borger i et virksomhedsretttet forløb
Primære arbejdsgange
De to ordninger med flest årlige ansøgningsforløb (løntilskud og virksomhedspraktik) følger overstående overordnede proces med medarbejderhøring.
Andre ordninger, eks. fleksjob og voksenlærlinge, er enklere, idet der ikke er krav om medarbejderhøring.
Andre ordninger igen, har kun et ansøgningsforløb, eks. jobrotation og IGU, hvilket betyder, at en virksomhed ikke vil kunne finde bevillingsdelen i VITAS.
Endelig er nogle ordninger udviklet uden virksomhedens ansøgningsdel, eks. bevilling om hjælpemidler og personlig assistance til borgere i “ustøttet beskæftigelse”, som betyder, at jobcentret laver bevillingsdelen uden en forudgående ansøgning fra virksomheden.
Der afsendes notifikationsmails til virksomheden med link til sagen, hver gang en handling eller statusskift indtræffer i sagen.
VITAS understøtter generelt følgende situationer:
Virksomhed og borger finder hinanden
Virksomhed tilbyder en plads
Jobcenter henvender sig til virksomhed med borger i hånden
Proces for ansøgning
...
Proces for bevilling
...
Proces for forlængelse
...
Proces for ophør
...
Forretningsobjekter
VITAS behandler grundlæggende fire centrale forretningsobjekter:
Ansøgning
Bevilling, herunder tillægsbevillinger (for mentor og hjælpemidler)
Forlængelse
Ophør
For fleksjob benyttes dog Vurdering istedet for BevillingDe mange virksomhedsrettede forløb er som nævnt ikke processuelt ens: De “gamle ordninger” er opbygget med ansøgning og bevillingsflow, mentor, hjælpemidler og personlig assistance starte med, at jobcentret laver en bevilling i samråd med virksomheden og for jobrotation og IGU-aftalen vil der ikke være et bevillingsflow.