Sletteregler for CV
Sletning af aktuelt CV
Aktivt CV (“fact tabellen”) slettes 6 år efter seneste søgbarheds-aktivering af CV’et. ¤ HOV - hvis man har søgbarheds-aktiveret fx i januar, og går i job i marts, vil vi 5 år og 10 måneder efter KG-lukning. Er det OK?
Sletning af CV historik
CV historik slettes løbende efterhånden som rækkerne bliver 6 år gamle
Grundlaget for ovenstående er at alle borgere skal genaktivere deres CV’s søgbarhed hver 3. måned, da dette gælder alle, er det en langt stærkere regel at arbejde ud fra, end en kombineret kontaktgruppe+søgbarheds-vedligeholds-regel.
Hvis Rigsarkivet vil have data skal vi kunne aflevere til dem, hvorfor vi pt. er nødt til at sætte slettereglen for historik ud fra et synspunkt om at den skal kunne afleveres.
Brainstorming
Dato som grundlag for sletning og oplæg til sletteregler
Der er formål med data i 6 år efter endt “ydelse” som vi oversætter til kontaktgruppe, dvs. lukningsdatoen for kontaktgruppen. Det er dog kun historikken der er behov for, så vi kan godt frigive CV’et til at borger kan slette den aktuelle udgave når der ikke længere er krav om CV.
For borgere uden ydelse og/eller reel kontaktgruppe kan man i stedet bruge datoen for at CV’et er sat søgbart, da borger hver 3. måned skal sætte det søgbart for at “holde det i live”.
Sletning af aktuelt CV
Aktivt CV (“fact tabellen”) slettes 6 år efter seneste søgbarheds-aktivering af CV’et.
(Hvis der er en åben kontaktgruppe blokerer denne for sletningen, men hvis også folk med aktiv kontaktgruppe skal genaktivere sit CV hver 3. måned, så bliver det aldrig relevant.
Hvis man ikke skal genaktivere mindst hver 3. måned med aktiv kontaktgruppe: GDPR sletningen sletter aktuelt 6 år efter seneste kontaktgruppelukning.)
Sletning af CV historik
CV historik slettes løbende efterhånden som rækkerne bliver 6 år gamle
Formål og belæg for opbevaring
For ydelsesmodtagere(=kontaktgruppeindehavere) er det let, der er lavet en regel om 6 års formål. Vi lægger fleksjob ind under denne kategori.
For beskæftigede er det svært at argumentere for et formål udover Rigsarkivet. Hvis ikke Rigsarkivet vil have CV, må man overveje at give adgang til at slette både aktuelt CV og historik for perioder hvor seneste kontaktgruppe er over 6 år siden.
Rigsarkivet
Det er et væsentligt forhold, om Rigsarkivet vil have det nye CV. Afklaring sættes i værk, og indtil den er skaffet, bevares historik i 6 år på alle CV’er.
Oplæg til regler for egen sletning af CV
Når man har en kontaktgruppe og dermed har krav om CV, må det aktive CV ikke slettes.
Hvis man ikke har kontaktgruppe og dermed krav om CV, må det aktive CV slettes.
Afhængigt af Rigsarkivets ønsker om at modtage CV’et kan man give borgere uden krav om CV ret til også at slette historikken. Hvis man har haft en kontaktgruppe og dermed krav om CV indenfor de sidste 6 år opnås denne ret ikke.