STARs eksterne samarbejdspartnere og interne brugere har mulighed for at logge på Topdesk Serviceportalen.
I serviceportalen kan der meldes fejl ind, stilles spørgsmål og oprettes bestillinger.
Der kan ligeledes kommunikeres på oprettede sager, samt ses status på samtlige sager fra brugers egen organsiation.
| Table of Contents |
|---|
| Panel | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ||||||
Kommunikation med STAR i Topdesk vedr. Service Requests, Information, Fejlmelding og Ændringsønsker skal ske på Dansk. |
Log-in
Gå til url: https://topdesk.star.dk/
Vælg ”log-in på serviceportalen”. Dit brugernavn er = din e-mail.
Første gang du logger på skal du oprette 2-faktor log-in.
Vælg “Log ind på Serviceportalen”
Du skal nu indtaste din email og adgangskode
Første gang du logger på vil du blive møde af en guide der hjælper dig med at opsætte 2-faktor autentifikation
Du skal her åbne din foretrukne autentifikations app og scanne koden. Du kan anvende Google Authentificator, Microsoft Authentificator eller FreeOTP.
Ved Google Authentificator klikker du på “Scan a QR code” og scanner koden
Du vil nu se en kode som du skal indtaste. (Ikke den kode der er vist her). Den skal du indtaste i feltet “One-time code”
Fektet “Device Name” behøver du ikke at udfylde, men du kan f.eks navngive det så det stemmer overens med den device du anvender 2 faktor på. Jeg har indtastet Iphone Arbejde.
Hvis du ikke vil logges ud af andre devices, så skal du fjerne fluebenet i “Sign out from other devices”
Første gang du logger ind skal du ændre dit log-in password:
Du vil herefter automatisk blive logget ind i TOPdesk.
Når du er logget ind vil du blive mødt af nedenstående skærmbillede.
I tilfælde af at du får et nyt device til din håndtering af to-faktor autentificering (fx. hvis du får en ny telefon), kan du skrive til Systemforvaltningen og bede os nulstille din to-faktor. Du vil derefter blive bedt om at opsætte et nyt device, inden du kan tilgå TOPdesk.
Hvad har jeg adgang til
Du har kun adgang til at se og opdatere de sager, du selv har oprettet, samt sager oprettet fra personer fra din egen organisation.
Det er ikke muligt at dele sager med personer fra andre organisationer end din egen.
Rapporter en fejl
Klik på rapporter fejl og indtast dine oplysninger. Felterne markeret med en stjerne er obligatoriske.
Del sagen med en kollega fra din egen organisation ved at vælge Share (Del)
Klik på Submit (Indsend).
Herefter vil du modtage en e-mail med at din sag er oprettet og du vil kunne følge den på portalen under “My requests” (Mine Forespørgsler)
Søgning
Der er en søgefunktion på forsiden af serviceportalen. Du kan her søge efter sagsnummer, specifikke ord, sagsbehandler, kollega eller andet. Søgningen foregår ved at scanne alle sager, i den filial som du er tilknyttet, for dine ord. Det er derfor muligt at søge bredt hvis nødvendigt.
Jeg har i nedenstående eksempel søgt på sagsnumre der starter med S2311, men kunne ligeså godt have søgt efter f.eks. Jan eller et system.
Hvis du klikker på sagen, så kan du se yderligere oplysninger om denne.
My requests (Mine Forespørgsler)
Her kan du se dine egne sager
Simpel sagsliste visning
Ønsker du at se alle sager fra din organisation: Klik “Only show my requets” (Vis kun mine forespørgsler).
I sagslisten kan du se status på din sag og hvornår din sag er oprettet.
Udvidet sagsliste visning
Har du brug for et overblik over sagerne fra hele din organisation, finder du flere visningsfuntkioner ved at bruge knappen: “Mine sager (udvidet)” (Dette er en funktionalitet leveret fra Topdesk, som vi desværre ikke har mulighed for at opdatere).
Her har du mulighed for at vise dine egne sager og hele organisationens sager (det kan tage nogle sekunder at indlæse sagerne)
Du kan sortere og filtrere sagerne med funktionerne øverst på siden
Own only: Skift mellem visning af egne sager og alle sager
Callers: filtrer på hvem der har oprettet sagen.
Categories: kategorier tildelt sagen i STARs visiteringsporces
Det er desværre ikke muligt at udvide mulighederne for filtrering yderligere.
Opdater sag og se opdateringer på din sag
Når du klikker på en sag, har du mulighed for at opdatere sagen og se opdateringer fra den der behandler sagen.
Mail notifikationer
| Info |
|---|
Brugerne af Topdesk Serviceportalen oplever at få mange mails, når STAR og STARs leverandører opdaterer sagerne med interne kommentarer. Vi har efter ønske fra brugere af Serviceportalen konfigureret systemet således at
Øvrige opdateringer på sagen kan ses i sagen, ved at logge på serviceportalen |
Del sag med kollega fra egen eller anden organisation
Når du deler en sag, kan personer du har delt med følge med i sagen, skrive kommentarer samt dele sagen med andre.
Nedenfor følger en guide til hvorledes dette gøres.
1: Log ind på serviceportalen og naviger til den sag som skal deles. Inde på sagen er der en knap med teksten “DEL” som du skal klikke på.
| Info |
|---|
OBS! Det er vigtigt at du gemmer sagen inden du trykker Del / Share, hvis din kollega skal modtage notifikation om sagen. Der sendes ikke mail ud ved alle opdateringer af sagerne - dette er efter ønske fra brugere af Service portalen. Informationen om mail notifikationer ovenfor gælder også når en sag er delt med en kollega |
2: Du vil herefter kunne indtaste navnet / firmanavnet på den du ønsker at dele sagen med, og klikke på “tilføj“ (personen skal være oprettet i Topdesk) :
3: Du kan
...
herefter se hvem du har delt sagen med, og det er også muligt at fjerne vedkommende igen. Derudover kan du inde på sagen se, hvem den er delt med.
4: Den person som sagen er delt med kan nu kunne se sagen i “mine sager”, og kan se/skrive kommentarer i sagen, og dele den med andre. Kommentarer kan ses af alle der har adgang til sagen.
Henvendelse
Her kan du oprette Spørgsmål til forretningen og indmelde ændringsønsker.
Bestilling
Her kan du oprette bestillinger på eksempelvis datagenopretning, Oprettelse af borger i DFDG, Testdata, Testcertifikat med mere.
Bestillingen foretages ved at klikke på den blå boks ved siden af det du vil bestille og du vil herefter se en bestillingsformular.
Her er vist et eksempel på Dategenopretningsformularen. Når den er udfyldt så klikker du på “Indsend” og bestillingen sendes til visitering ved Systemforvaltningen. Du vil herefter kunne se din bestilling i “Mine forespørgsler” på forsiden.
Opdatering af persondata i oprettet sag
Hvis du har brug for at opdatere en sag med yderligere persondata udover de data du har angivet ved oprettelse af sagen, skal du lave en almindelig opdatering af sagen og angive informationen.
Disse data vil ikke blive medsendt i mailnotifikationer.