Jobordre og formidling af ordinært job m.v. (Nytænkning 2023-2024)

Gældende fra 11. marts 2023 (release 2023-1 idriftsat 10. marts 2023)

Som en del af Beskæftigelsesreformen (2014) og Nytænkning af beskæftigelsesindsatsen (2024) skal en koordineret indsats i forhold til virksomhederne på tværs af kommuner, a-kasser og andre aktører undestøttes igennem der etableres et landsdækkende register omfattende ordinært job og tilhørende formidlinger som en del af det fælles it-baserede datagrundlag (DFDG). Parallelt med dette understøttes også en lokal understøttelse ordinært job i rekrutteringsfælleskaber hos kommuner og/eller a-kasser.

Behandlingen af forespørgsler på formidling af ordinært job håndteres

• I de kommunale systemer

• I a-kassernes fagsystemer

• I STAR regi gennem fælles rekrutteringsfælleskab Virego 

• Fagforbund har mulighed også for at anvende dette, men det er ikke et krav.

Håndtering kan ske enten lokalt, lokalt i rekruteringsfælleskaber eller landdækkende

Virksomhederne har mulighed for selvbetjening gennem Jobnet for arbejdsgivere (JobAG) og dermed at kunne oprette og opdatere sine forespørgsler på formidling af ordinært job samt for at se de formidlinger der er foretaget af kommuner, a-kasser og fagforbund.

Ordinær job formidlingen er hovedtypen, men i DFDG deles jobordrer om også andre typer job end ordinære job. Det er dog kun i kommunalt regi de øvrige anvendes 

• Id 1 - Ordinær job (Henvendelse om formidling af arbejdskraft til ordinært job, herunder alle ordinære løntimer, fx også deltidsjob, småjobs og fleksjob.)

• Id 2 - Lærlinge og elevjob (Lærlinge og elevjob herunder også voksenlærling/voksenelev)

• Id 3 - Fleksjob (Udelukkende fleksjob)

• id 4 - IGU-ansættelse (Uddannelse - borgere som har en IGU-aftale (IntegrationsGrundUddannelse))

1. En virksomhed, der har behov for arbejdskraft til et ordinært job m.v. og gerne vil have kommunen og evt. a-kassen til at hjælpe med at finde denne rette arbejdskraft.
   Virksomheden kan så:

   1. Henvende sig direkte i kommunen eller a-kassen.
      Kommunen eller a-kassen kan ved sådan henvendelse om ordinært job m.v. gøre denne tilgængelig for andre kommuner og a-kasser, enten som lokale eller landsdækkende jobordre. Det sker ved at oprette en forespørgsel på formidling til et ordinært job (en jobordre) m.v. i DFDG evt. inkl. en tovholder og primære formidlingmyndigheder. Med primære formidlingmyndigheder menes de kommuner, a-kasse m.f. der f.eks. er med i et rekrutteringsfællesskab og som hvis jobordren er lokal, kun kan arbejde med den) 
      En lokal jobordre er forbeholdt for kommunen eller a-kassen selv og de tilknyttede primære formidlingmyndigheder
      En jobordre kan omhandle ordinært job, lærlinge og elevjob, fleksjob eller IGU-ansættelse. Det er alene kommunen, der kan oprette jobordre af typen lærlinge og elevjob, fleksjob eller IGU-ansættelse og jobordre af disse type vil ikke være synlige for virksomheden på JobAG. 
      Kommunen eller a-kassen kan på et ordinært job yderlige angive om det f.eks. også kunne være relevant som fleksjob

   2. Gå ind på JobAG og gennem selvbetjening oprette en forespørgsel på formidling til et ordinært job (en jobordre).
      Her vil forespørgslsen automatisk være tilgængelig for alle kommunern og a-kasse.
      Virksomheder kan via JobAG alene oprette og se ordinært job (id 1).

2. Når en forespørgsel på formidling til et ordinært job (jobordre) oprettes i DFDG, vil DFDG sende en besked (WSB) til det ansvarlige myndighed samt de myndigheder der er en del af de primære formidlingsmyndigheder.
   Den ansvarlige myndighed er det kommune eller a-kasse som virksomheden har angivet, hvis intet angivet: sætte DFDG den kommune, hvor virksomheden ligger)

3. DFDG vil ved oprettelsen også etablere en formidlingslog i tilknytning til det ordinære job, der ved oprettelsen kun indeholder et log-element for oprettelsen.

4. Herefter kan der formidles af kommune eller a-kasse og tovholder vil sikre at formidlingerne blive kvalitetssikret (se nedestående flow).

5. Når kandidaterne er tilgængelige for virksomheden kan virksomheden foretage udvælgelse af kandidater. (se nedenstående flows)

Her beskrives hvordan ordinært job behandles uanset om de er lokale eller landsdækkende.

Forskellen mellem lokale og landsdækkende er

• At hvis en jobordre er lokal, kan de kun kan ses og formidles på af de primære formidlingmyndigheder

• At på landsdækkende kan en a-kasse ikke være tovholder, da a-kassen ikke af GPPR hensyn ikke nødvendigvis har adgang til alle formidlede borgere  

Formidling på lærlinge og elevjob, fleksjob eller IGU-ansættelse sker på samme måde som ordinært job, men her vil virksomheden ikke have afgang på JobAG til jobordren eller kandidaterne.  

Formidling af kandidater fra kommune eller en a-kasse til et ordinært job kan overordnet ske ud fra 2 vinkler:

• En jobkonsulent i en kommune eller en a-kasse har en ledig som de ønsker at finde beskæftigelse til.

• En virksomhedskonsulent i en kommune eller a-kasse vil hjælpe en virksomhed med at finde ledige til det arbejdskraftbehov som virksomheden har.

Uanset hvilken vinkel job/virksomhedskonsulenten har, er formidlingsflow det samme.   

Denne formidlingsproces kan foregå parallelt i flere kommuner og a-kasser.

En sagsbehandler i en kommune eller en a-kasse henter/søger via eget system relevante ordinære job m.v. fra DFDG.
En sagsbehandler kan hente alle de jobordrer den pågældende myndighed, hvor sagsbehandleren kommer fra og har adgang til. Dvs. både de jobordrer myndigheden selv er ansvarlig for, de lokale jobordrer hvor myndigheden er den del af de primære formidlingmyndigheder samt alle landsdækkende jobordrer.

1. Når en sagsbehandler i en kommune eller en a-kasse har fundet det ønskede ordinære job, returnerer DFDG alle data om dette inkl. den eksisterende formidlingslog.

2. Kommunen eller a-kassen finder en eller flere kandidater til det valgte ordinær job (kan typisk ske ud fra de 2 ovennævnte vinkler).

3. Kommune eller en a-kasse foretager en registrering af selve formidlingen (listen af kandidater) i DFDG. DFDG sender herefter besked (WSB) til alle berørte parter.

4. Hvis der er en tovholder tilknyttet, er det tovholderens ansvar at sikre, at der foretages en hurtig godkendelsesproces. I dette godkendelsesunderflow vil:

   1. DFDG også sende en besked (WSB) til tovholderens myndighed om der er nye kandidater, der skal godkendes.

   2. Tovholderen fortager godkendelse og registrerer denne i DFDG og hvis

      1.  Kandidat godkendes, gøres kandidaten tilgængelig for virksomhed.

      2.  Kandidaten ikke godkendes, bliver kandidaten ikke tilgængelig for virksomheden.

   3. DFDG sender besked tilbage til den formidlende myndighed med resultatet af tovholders godkendelsesproces.

5. Kandidater er tilgængelige for virksomheden. Virksomheden vil få besked fra DFDG (e-mail) og virksomheden kan foretage sin udvælgelse af kandidater. (se nedestående flows).
   Bemærk: Hvis der formildes på jobordre af typen lærlinge og elevjob, fleksjob eller IGU-ansættelse, er det kommunen eller a-kassen selv, der står for kommunikationen til virksomheden.

Når en kommune eller en a-kasse har registreret sin formidling og en evt. tovholder har godkendt formidlingerne, har virksomheden grundlaget for at foretage en udvælgelse blandt kandidaterne.
Da formidlingsprocessen kan forgå parallelt i flere kommuner og a-kassen, vil ikke alle formidlinger komme til virksomheden af en gang, men de vil komme efterhånden som de bliver registreret og evt. godkendt.

Når en formidling bliver gjort tilgængelig for virksomheden enten direkte eller når den bliver godkendt af en tovholder, vil DFDG sende en e-mail til virksomheden
Eventuelle beskeder, direkte fra kommunen til virksomheden, beskrives ikke i dette flow.  

1. Derefter afventes, at virksomheden går i gang med sin udvælgelse af kandidater. Det kan ske umiddelbart efter modtagelsen af e-mailen. Virksomheden kan også vælge at vente en periode til der er tilstrækkeligt med kandidater til rådighed f.eks. ved der er flere formidlinger fra flere kommuner/a-kasser. Det er virksomheden selv, der vælger hvilken proces, der passer bedst til deres behov.

2. Når virksomheden går i gang med udvælgelsen, vil virksomheden så:

   1. Gå ind på JobAG og se de formidlede kandidater, deres Jobnet CV'er og andre oplysninger

   2. Vurdere kandidater 

3. Når virksomheden har nået en konklusion mht. valg af kandidat uanset om det positivt eller ej, kan virksomheden:

   1. Kontakte kommune eller a-kasse direkte (typisk den ansvarlige kommune) med resultatet. Kommune eller a-kasse vil så ajourføre jobordren og de enkelte formidlinger ved at sættes resultatet på de enkelte formidlinger samt at sætte jobordrens status til lukke, hvis virksomhedens behov er opfyldt

   2. På JobAG selv opdatere med resultatet af udvælgelsen på de enkelte formidlinger og hvis virksomheden har:

      1. Fået opfyldt sit behov/behovet er ikke mere relevant, så sættes jobordrens status til lukket således, at virksomheden ikke får flere henvendelser fra kommune eller a-kasse.

      2. Fået de kandidater de har behov for for nuværende, så gøres jobordren inaktiv således, at virksomheden ikke får flere henvendelser fra kommune eller a-kasse.

      3. Ikke har fået brugbare kandidater så:

         1.  Opdatere selve det ordinære job, så den bliver mere præcis mht. virksomhedens behov eller kvalifikationskrav og afvente nye formidlinger.

         2. Afvente nye formidlinger.

4. Når resultatet er registeret enten af virksomheden selv i JobAG eller af kommune/a-kasse i DFDG, vil DFDG sende en besked (WSB) til den ansvarlige kommune, den oprettende kommune, eventuelle primære formidlingsmyndigheder og alle kommuner og a-kasser der har opdateret på formidlingslog eller har borgere på formidlingsloggen.

En kandidat, der allerede er formidlet, kan fjernes af  kommunen eller a-kassen så kandidaten ikke mere er tilgængelig for virksomheden. I tilfælde at borgeren får lukket sin kontaktgruppe f.eks. fordi kandidaten har fået andet arbejde fjerner DFDG automatisk kandidater.

1. Kommunen eller a-kassen, der ønsker at fjerne en kandidat, kan hente det relevante ordinær job - og på den borger, der ikke mere skal være formidlet, sætte status på netop denne formidling.

2. Virksomheden kan ikke mere se den fjernede borger i JobAG.  

Der vil altid være en ansvarlig myndighed (kommune eller a-kasse), som har pligt til at sikre, at henvendelsen fra virksomheden behandles. 

A-kasse har mulighed for ar overdrage ansvaret for en jobordre til kommunen, hvis a-kasse vurdere de ikke selv kan hjælpe med virksomhedens rekruteringsbehov.

På en forespørgsel om formidling fra en virksomhed skal der som default til knyttes en tovholder. Tovholderens funktion er at kvalitetssikre formidlingerne på vegne af alle kommunerne eller a-kasser inden formidlingerne (borgeren) gøres tilgængelig for virksomheden på JobAG.

Det er muligt at undlade at have en tovholder på jobordre. I givet fald gøres formidlingerne direkte tilgængelig for virksomheden på JobAG når de oprettes. (dette er et special flow der normalt ikke benyttes)

På et ønske om formidling er det muligt at tilknytte de myndigheder, der har indgået en samarbejde omkring formidling til ordinære jobs. Disse primære formidlingsmyndigheder vil få direkte besked fra DFDG omkring ønsket og formidlinger, og indtil den ansvarlige myndighed åbner rekrutteringen fra at være lokal (intern) til at være landsdækkende, er det kun de primære formidlingsmyndigheder, der kan se den, og formidle på den pågældende jobordre.

DFDG sender beskeder i form af Webservicebesked (WSB) til kommunen og mail til virksomheden.

Der sendes WSB besked i forbindelse med oprettelse og opdatering af jobordre samt formidlinger. 
Modtagerne vil være jobordrens ansvarlige myndighed, tovholder, primære myndigheder, den kommune, som kandidaten er tilknyttet, samt kandidatens egen a-kasse.
Er en a-kasse ansvarlig myndighed (og dermed også tovholder), så modtager denne a-kasse altid WSB besked, også selvom den ansvarlige ikke selv har egne medlemmer formidlet på jobordren.
Alle andre a-kasser vil kun modtage WSB besked på de jobordrer, hvorpå et eller flere af deres egne medlemmer er formidlet, da a-kassen kun må se information på egne medlemmer.

Modellen tager udgangspunkt i at for alle jobordrer kan det vælges, om jobordren skal være lokal (intern) eller landsdækkende og dermed åben for alle. Hvis den oprettes af virksomheden via JobAG er jobordren som default landsdækkende med mindre virksomheden vælger en a-kasse som ansvarlig, i givet fald er den intern. A-kassen kan herefter opdaterer de primæe formidlingsmyndigheder.

Denne model sikre at kommuner og a-kasser mest effektivt kan formidle således at virksomheden får det bedst mulige felt af kandidater hurtigst muligt.

Når en rekruttering oprettes af en myndighed (kommuner, a-kasser m.f.) er den som udgangspunkt lokal (intern), og kun synlig for den der har oprettet samt de primære formidlingsmyndigheder. En lokal jobordre (intern) kan skiftes til landsdækkende så snart dette er relevant. Typisk vil det være tovholderen skifter dette. A-kasse kan ikke være tovholder på en landsdækkende jobordre, da a-kasse ikke nødvendigvis have adgang til alle formidlede borgere. 

På en jobordre inkl. de tilhørende formidlinger er der en samlet formidlingshistorik, hvor hver hændelse på jobordren eller en tilhørende formidling samles kronologisk.

På hændelser vil være tilknyttet:

• En hændelsestype f.eks. "Jobordre oprettet" eller "Kandidat fjernet fra formidling"

• En kommentar, der vil bestå dels af en systemgeneret besked, dels den årsagstekst sagsbehandler eventuelt har indtastet, hvis en sådan findes

• Borgeres CPR-nr., hvis hændelsen vedrøre en formidling

• Hændelses tidspunkt

• Myndighed og sagsbehandler der ligger bag hændelsen