Beskrivelse af epic af it-understøttelse af Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekrutterings forretning
Versionshistorik af betydning for eksterne (v0.1, v0.3, v0.5 og v1.0)
Anvendes ved ændringer, der har betydning for eksterne.
Dato | Version | Hvem | Hvad er ændret? |
|---|---|---|---|
26-5-2021 | 0.3 | Karina Friisgaard Miller og Jesper Brunholm | Klar til tilsagn, snitflader på plads m.m. |
Indholdsfortegnelse
Afgrænsning af epic
| Afgrænsning | ||
|---|---|---|
Som STAR vil jeg opfylde mine forpligtelser som myndighed i forhold til GDPR og dermed slette data når formålet med behandling og opbevaring af data ikke længere er tilstede | ||
| Acceptkriterier | ||
| Nr. | Beskrivelse | Relevant for |
| 856.20.1 | Som STAR ønsker jeg at resultatet af forberedelsesskemabesvarelsen Min Situation slettes 10 år efter at borger har udfyldt screeningen på Jobnet | DFDG, BI |
| Kriterier for tilsagn til serviceaftager i forhold til STARs snitflader | Berørte acceptkriterier | Bemærkninger | |||
|---|---|---|---|---|---|
| 856.20.1 | <epic nr>.1 .2 | <epic nr>.1 .3 | <epic nr>.1 .4 | ||
| KSS systemer skal bekræfte, at de ikke har behov for WSRM om sletning af data | X | ||||
Oversigt over berørte webservices
Manuel oversigt som er synlig for eksterne
Links i listen virker kun med STAR Jira konto og kan derfor ikke tilgås af eksterne. Links under Summary indeholder ikke andre oplysninger relevant for eksterne end hvad der fremgår i tabellen.
(kopiér og indsæt manuelt i tabellen)
Summary | Varslingstype | Varslingsnote | Eksterne Snitflader | Interne Snitflader | Project |
|---|---|---|---|---|---|
| ( ingen ændringer til snitflader ) | |||||
Automatisk oversigt
Ikke synlig for eksterne, men indeholder ikke andre oplysninger end kopieret til den manuelle oversigt ovenfor.
Beskrivelse af epic
Baggrund
Overordnede principper gældende for slette-epics fra 2020 er samlede i ISB 856.
Regler
”Min situation” er en del af rehabiliteringsplanens forberedende del. Det følger af § 44 i lov om aktiv beskæftigelsesindsats, at rehabiliteringsplanens forberedende del skal indeholde oplysninger om:
1) Personens job- og uddannelsesmål.
2) Personens jobmæssige, sociale og helbredsmæssige ressourcer og udfordringer, herunder dokumentation for den forudgående indsats på disse områder.
3) Den praktiserende læges vurdering af personens helbredsmæssige situation i forhold til at kunne arbejde, som sker på baggrund af en konsultation.
Det følgere videre, at rehabiliteringsplanens forberedende del udarbejdes i samarbejde med personen.
Bestemmelsen i § 44 betyder, at der skal redegøres for, hvilke barrierer personen og sagsbehandleren ser i forhold til, at personen kan opnå job eller påbegynde en uddannelse. Det er bl.a. vigtigt, at det fremgår, hvordan personen opfatter sin situation og muligheder for at arbejde. Der vil således skulle udarbejdes en systematisk beskrivelse af den enkelte persons ressourcer og udfordringer, hvor alle relevante forhold i personens samlede situation indgår, hvor der også vil skulle tages udgangspunkt i den forudgående indsats.
Der findes dog ingen direkte bestemmelser om, at det er et krav, at jobcenter anvender ”Min situation” på Jobnet og er findes heller ikke regler som tilsiger, at oplysninger indsamlet eller dannet som led i af anvende ”Min situation” skal opbevares i en bestemt periode.
Perioden for opbevaring af oplysninger fra ”Min situation” skal således afgrænses af hensyn til værktøjets formål.
Forventet påvirkning af jobcenter-, a-kasse- eller ydelsessystemer
Her beskriver PO overordnet, hvordan epic'en forventes at påvirke aftagerne. Særligt vigtigt, at dette fremgår, hvis det ikke fremgår i en overliggende ISB, hvortil der evt. kan henvises.
A-kasser og Ydelsessystemer: Ingen påvirkning forventes
Jobcentersystemer: Ingen snitflademæssig påvirkning. Jobcentrene bør selv vurdere deres formål med data, og dermed om der er behov for en GDPR slettepolitik som afviger fra den STAR har fastlagt for data i DFDG.
856.20.1 Som STAR ønsker jeg at resultatet af Min Situation slettes 10 år efter at borger har udfyldt screeningen på Jobnet
Min situation” er den del af den digitale rehabiliteringsplan – den forberedende del – der findes på Jobnet.
”Min situation” blev indført med den digitale rehabiliteringsplan på Jobnet i 2018
Hensigten med ”Min situation” er at afdække borgerens situation gennem målrettede og strukturede spørgsmål, herunder både ressourcer og barrierer.
Spørgsmålene i ”Min situation” kan både besvares ved afkrydsningsmuligheder og med fritekstfelter. Det betyder, at der både behandles almindelige- og følsomme personer oplysninger i ”Min situation” på Jobnet.
Kommunen skal udarbejde rehabiliteringsplanens forberedende del sammen med borgeren forud for, at rehabiliteringsteamet skal behandle sagen. ”Min situation” er del af den rehabiliteringsplanens forberedende del. Formålet med ”Min situation” på Jobnet er, at borgeren skal inddrages i sin egen sag med henblik på, at borgeren både får indflydelse på og medejerskab til den indsats, borgeren får.
Rehabiliteringsteamet forberede sig til mødet i rehabiliteringsteamet på baggrund af rehabiliteringsplanens forberedende del og skal afgive en indstilling til kommunen på baggrund af mødet i rehabiliteringsteamet.
Den digitalt rehabiliteringsplan blev indfør i 2018 og der pågår stadig et arbejde med implementeringen. På sigt er det hensigten, at alle borgere der skal for rehabiliteringsteamet, kan udfylde ”Min Situation” på Jobnet. Det er ligeledes hensigten, at alle tidligere udfyldte skemaer også vil blive gemt på Jobnet. Det vil sikre, at borgere der skal have forelagt deres sag for rehabiliteringsteamet igen på et senere tidspunkt, kan se deres tidligere afgivet svar og dermed få en fornemmelse af, hvordan de bevæger sig i forhold til arbejdsmarkedet.
For at kunne indfri overstående er der behov for, at data fra ”Min situation” først slettes i DFDG efter 10 år, således at STAR på et senere tidspunkt har mulighed for at videreudvikle på den digitalt udgave af rehabiliteringsplanens forberedende del med dertilhørende relevant data.
Sletningen af oplysningerne i DFDG indebærer ikke, at oplysningerne automatisk slettes i DSDW. Oplysningerne vil derfor fortsat kunne anvendes til statistisk opfølgning i det omfang, der er behov for dette i VOA, som selv tager hånd om sletning i DSDW når det er aktuelt.
Henvisning til øvrige data og dokumenter i rehabiliteringsplanens forberedende del, hvor der udarbejdet slettepolitik. samt henvisning til epic 856.6.
Sletningen sker også hvis der er tale om et delvist resultat, i form af en ufuldstændig udfyldelse af forberedelsesskemaet.
Sletningen sker 10 år efter at screeningsresultatet foreligger - CreatedDate i fx GetScreeningResult.
Sletningen er komplet for den enkelte screening, identificeret ved ScreeningResultIdentifier, og omfatter profilafklaringsresultatet med tilhørende data. Snitfladeillustration af dette er jf. ScreeningService (Version 4, 2020-1) at data for GetScreeningResult og GetScreeningResultAsPdf fjernes for de screeninger som slettes.
Døde-sletningen opdateres
Da vi døde-sletningen blev implementeret var grundlaget for sletning af profilafklaring for borgere med Min Situation ikke fastlagt, og man var nærvøs for, om der var risiko for at slette data som der efterfølgende kunne blive behov for. Derfor implementeredes som følger: Borgere, som på tidspunktet for sletning af alle data pga. død, har en profilafklaring bliver sprunget over i døde-sletningen, da denne profilafklaring vil være af typen Min Situation/Rehab (øvrige profilaklaringer slettes efter 4 år).
Da formålet med profilafklaring af Min Situation ud over de 6 år er hensyn til borgers egen mulighed for at genbesøge tidligere profilafklaring, og dette formål ikke vil foreligge efter borgers død, justeres døde-slettebatchjobbet så også profilafklaringer slettes ifm. dødesletninger.
Særlige krav til test
| Test scenarie | Berørte systemområder (herunder nye batchjobs*) | Identificeret af |
|---|---|---|
* Batchjobs
- bør testes både med delta og fuldt load,
- bør hvis der er afhængigheder køres med normalt load fra BI i ét testmiljø i hele testperioden
- bør testes i samarbejde med teams som har afhængigheder
- kørselstid, særligt hvis det er en del af NightlyBatch
Konsekvenser for drift/idriftsættelse
I forbindelse med idriftsættelse:
- Skal der køres et fuldt dataload ved første kørsel af et batchjob - aftal med SF hvornår load skal køres:
- Skal der køres konvertering:
- Skal der køres databasescripts for opdatering af tabeller i databasen:
Efter idriftsættelse:
Arkitektur- og implementeringsnoter
Her beskriver PO/FA om arkitekturen og teknikken bag løsningen, om der f.eks. anvendes:
- Nye dataområder:
- Nye snitflader:
- Nye komponenter:
- Nye miljøer:
- Nye teknologier:
- Nye aftagertyper:
- Eller afvigelser fra principperne:
- Eventuelle behov for reduktion af teknisk gæld skal afdækkes:
Der gives en beskrivelse af hvorledes disse tænkes håndteret/implementeret i løsningen og om dette har været vendt med STAR arkitekten.
Husk GDPR stillingtagen
Ingen personfølsomme data i epics
Illustrationer, skærmdumps m.v. må ikke indeholde cpr.nr., CV. nr., rigtige personnavne på borgere eller deres kontaktoplysninger i form af e-mail, telefonnr., adresse m.v.
- Ja, det er tjekket, at epic ikke indeholder dette.
Angiv hvem der har foretaget dette tjek: Jesper Brunholm
Angiv dato for tjek: 2021-05-26
Opbevaring af oplysninger i STARs it-systemer
Ved oprettelse af nye dataområder skal der tages stilling til, hvornår formålet med data ophører og dermed fastlægges en slettepolitik.
Ved indførelse af nye data på eksisterende dataområder skal GDPR slettejobs opdateres.
Der sker ingen deling eller udøget opbevaring af data ifm. denne epic.
Hvem må tilgå oplysningerne?
Afsnittet må ikke blot slettes, hvis det vurderes ikke relevant. Det skal dokumenteres at man har forhold sig til nedenstående.
Husk det er hensynet til borgeren der tæller højst. Der skal være hjemmel til at sagsbehandler må tilgå oplysninger. Formålet skal være som led i administrationen af beskæftigelsesreglerne eller ydelsesadministration.
A-kasse filtrering
Hvis a-kassen må anvende metoden, må a-kassen så se / hente alle data? Eller skal der foretages filtrering ift. at a-kassen fx kun må se nogle udfaldsrum / kodelisteværdier? Husk at filtreringen skal ramme eventuel visning på Jobnet aht. sagsbehandlerlogin
Ikke relevant i denne epic.
Sagsbehandlerlogin på Jobnet - tag stilling til adgang!
En sagsbehandler i et jobcenter kan tilgå en borger tilknyttet det konkrete jobcenter.
En sagsbehandler i en a-kasse kan tilgå en borger, som er medlem af a-kassen og KG 1 (tilmeldt og ikke-tilmeldt) eller KG 8 og tilmeldekategori 5 - dimittend.
Begrænsninger kan foretages via (a-kasse-) filtrering, eller ved at afgrænse på action niveau på konkrete sider på Jobnet.
Stillingtagen: Beskriv kort, at der er taget stilling til sagsbehandlerlogin
Ikke relevant i denne epic.