...

...

Beskrivelse af epic af it-understøttelse af Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekrutterings forretning

...

...

Versionshistorik af betydning for eksterne (v0.1, v0.3, v0.5 og v1.0)

...

Ingen påvirkning af eksterne.

...

Dato

...

Version

...

Hvem

...

Hvad er ændret?

Interne links (indhold i links ikke relevant for eksterne)

...

Indholdsfortegnelse

...

Afgrænsning af epic

...

...

...

Ingen snitflader til serviceaftagere.

Oversigt over berørte webservices 

Manuel oversigt som er synlig for eksterne

Links i listen virker kun med STAR Jira konto og kan derfor ikke tilgås af eksterne. Links under Summary indeholder ikke andre oplysninger relevant for eksterne end hvad der fremgår i tabellen.

(kopiér og indsæt manuelt i tabellen)

...

Summary

...

Varslingstype

...

Varslingsnote

...

Eksterne Snitflader

...

Interne Snitflader

...

Project

Automatisk oversigt

Ikke synlig for eksterne, men indeholder ikke andre oplysninger end kopieret til den manuelle oversigt ovenfor.

Der er ingen konsekvenser for webservices.

Beskrivelse af epic

Denne epic implementerer forbedret søgning i VITAS, så svartidsproblemerne løses.

...

Baggrund

Her udfylder PO oplysninger om baggrund for epic'en, herunder fx om der ligger politisk aftale eller lovgivning bag. Særligt vigtigt, at dette fremgår, hvis det ikke fremgår i en overliggende ISB, hvortil der evt. kan henvises.

Regler

Her udfylder PO oplysninger om eksisterende eller forventede regler om registrering og indberetning.

Forventet påvirkning af jobcenter-, a-kasse- eller ydelsessystemer

Her beskriver PO overordnet, hvordan epic'en forventes at påvirke aftagerne. Særligt vigtigt, at dette fremgår, hvis det ikke fremgår i en overliggende ISB, hvortil der evt. kan henvises.

...

Omlægning til ny søgemotor påbegyndes med denne epic, hvor ansøgninger og tilbud er blevet omlagt. Arbejdet fortsætter og forventes færdiggjort i epic 986.10, release 2022-39. I

Baggrund

Siden LAB-release i januar 2020, hvor VITAS blev omstruktureret til at indeholde to kodebaser og to databaser, har jobcentrene og virksomhederne oplevet meget lange svartider i VITAS specielt ifm. søgninger (ansøgninger, bevillinger mv). Dette er kommet frem på Dialogforumsmøder, kommunehenvendelser direkte til STAR-DIR, henvendelser fra 6-byerne og utallige indberetninger til SPOC.

Helt konkret oplever VITAS brugerne meget lange svartider på de fleste søgefunktioner i VITAS. STAR ønsker derfor på kort sigt at implementere forbedrede søgninger på VITAS inden for rammerne af den nuværende arkitektur på VITAS og uafhængigt af om Moderniseringsprojektet senere foreslår en ny, fremtidig arkitektur fx med en ekstern søgemotor (ElasticSearsch e.l.).

Målet er, at både jobcentre og virksomheder får reduceret svartiderne signifikant fra halve timer til omkring 3-5 sek.

Primære fokus er på søgelister (mens eks. ”bobler” løftes sidst ift. Den økonomiske ramme).

VITAS anvender pt. SQL mod VITAS' OLTP databaser til søgninger. I nogle søgefunktioner trækkes samtlige data op af database og sendes via webservere til brugernes browsere, hvor data kan filtreres. Det giver store udfordringer med svartider

...

- og med belastning af infrastruktur. Det er vedligeholdelsesleverandørens opfattelse, at det ikke er muligt at opnå tilfredsstillende svartider uden en større arkitekturmæssig ændring af måden, som VITAS søger på.

...

• Implementering af en egentlig søgemaskine, fx. ElasticSearch, til søgninger i VITAS. VITAS skal levere søgedata til søgemaskinen, som indekserer søgedata og som leverer søgeservice til VITAS.
• Implementering af dedikerede og formentlig redundante tabeller e.l. i VITAS' databaser.

STARs arkitekter skal beslutte hvordan søgninger i VITAS skal implementeres efter en analyse i samarbejde med vedligeholdelsesleverandøren.

VITAS anvender søgninger til:

...

Figuren herunder (Notation: Archimate Motivation Viewpoint) viser interessenter, drivere, observationer, principper og løsning, som danner grundlag for løsningen.

...

Løsningsarkitektur

VITAS søgninger omlægges fra client side paging til server side paging, hvilket kræver ændringer i såvel måden VITAS søger på og i brugeroplevelsen ved søgning og filtrering i VITAS. Derved vil VITAS kun fremsøge og sende data til én side (page) ad gangen, hvilkket betyder mindre belasning af infrastruktur og bedre svartider.

VITAS' nuværende arkitektur med flere delarkitekturer og datatabeller pr. ordning understøtter ikke effektiv og robust server side paging. Det er derfor nødvendigt at implementere tabeller med redundante data for at understøtte effektiv søgning med server side paging i VITAS. Figuren herunder skitserer en mulig løsningsmodel (Notation: Archimate):

...

Migrationsvej fra nuværende arkitektur mht. søgninger i VITAS til målarkitektur for denne epic, samt evt. videre migrering til ElasticSearch i moderniseringsprojektet er vist i figuren herunder (Notation: Archimate Migration Viewpoint):

...

Originalfil til figur (Udarbejdet med Archi v. 4.9.1):

Der etableres en søgedatabase - enten i en eksisterende VITAS SQL Server database eller i en selvstændig SQL Server database, som indeholder kopier af data fra de eksisterende tabeller med det formål at understøtte effektive søgninger med paging. Søgedatabasen opdateres løbende, når sager opstår eller ændres, så søgedatabasen afspejler indholdet i VITAS med meget lille tidsforskydning. Et batchjob sikrer fuldstændig resynkronisering af indholdet i databasen, så fejl i VITAS eller driftsafvikling af VITAS ikke betyder at der opstår længerevarende forskelle mellem indholdet i VITAS og indholdet i søgedatabasen.

Forventet påvirkning af jobcenter-, a-kasse- eller ydelsessystemer

Brugerne vil opleve mindre ændringer i brugergrænsefladen, men med samme grundlæggende funktioner og med væsentligt bedre svartider.

Acc.kr. 986.6.

...

1 VITAS funktioner opfylder nye SLA vedr. svartider ved søgning

Der skal defineres målbare mål for svartider ved søgninger i VITAS, fx:

95% af transaktionerne i VITAS har følgende svartider:

• Alle bobler på forsiden er udfyldt højst

...

• 3 sekunder efter at brugeren har aktiveret forsiden.

• Alle lister (Ansøgninger, bevillinger) vises efter højst

...

• 3 sekunder. Det gælder også ved ændring af filtre (søgekriterier), ændring af sortering eller ved bladring til en ny side.

...

• Søgelister ved “Søg” vises efter højst

...

• 3 sekunder. Det gælder også ved ændring af søgekriterier, ændring af sortering

...

• eller ved  bladring til en ny side.

Svartider måles

...

Overvej for hvert acceptkriterie hvilke systemer der berøres af ændringen:

• DFDG
  • Services
  • WSRMer
  • Kodelister
  • PersonStatusService (PSS) / domænespecifikke statusservices
  • PersonHistoryService (PHS) / domænespecifikke historik services
  • LSS (Landssupportsystem) og herunder Registerudtræk (hvis STAR har dataejerskab og der er lavet PHS på domænet)
• Jobnet
• VITAS
• JobKon
• JobAG
• BI integrationsplatform
• Alle områder
  • Nye batchjobs
    • Dokumentation af jobbet til SF (jf. skabelon: xxx link til skabelon) 
  • Dataløft
    • Hvis der i Databaser tilføjes eller fjernes kolonner med personfølsomme data (f.eks. person navne, adresser, email, telefonumre etc.), så skal SF informeres så disse data fremadrettet tilføjes eller fjernes fra scrambling.
• Kommunalt sagsbehandlingssystem
• A-kasse sagsbehandlingssystem
• Kommunalt bookingsystem
  • JobcenterPlanner (JCP)
  • WorkForcePlanner (WFP)
  • M4 Booking
  • Schultz Booking
• Kommunalt ydelsessystem (KMD Aktiv / KY)
• Kommunalt sygedagpengesystem (KSD)

i browseren på en hurtig og kraftig pc, som har høj netværkskapacitet til VITAS' servere. Brugere vil derfor kunne opleve længere svartider, afhængig af deres infrastruktur.

Acc.kr. 986.6.2 Der er udarbejdet en arkitektur med dokumentation for søgemotor / søgedatabase

Der skal udarbejdes en detaljeret løsningsarkitektur for en søgemotor med søgedatabase, som bliver grundlaget for den efterfølgende implementering. Løsningsarkitekturen skal besvare spørgsmål om:

• Beskrivelse af hvad søgemotor / søgedatabase skal understøtte:

  • Bobler

  • Lister med ansøgninger, bevillinger, tillægsbevillinger …

  • “Søg” - funktion

  • National liste

  • …

• Beskrivelse af hvordan dataafgrænsninger skal understøttes:

  • Jobcenter

  • Virksomhed: CVR niveau, P-nummer Niveau, samt ikke autoriseret bruger, som kun må se egne sager

  • Anden aktør må kun have adgang til udlagte borgere

  • …

• Beskrivelse af hvordan datafiltrering / søgekriterier skal understøttes

  • Eksisterende filtre for ansøgninger, bevillinger …

• Hvor skal søgedatabasen placeres?

  • I en eksisterende VITAS database, fx VITAS2, eller i en selvstændig database, fcx VITASSEARCH?

• Datamodel for søgedatabasen

  • Tabeller, kolonner mv.

• Beskrivelse af eventbaseret, nær tidstro opdatering af søgedatabase, når sager tilføjes, opdateres, slettes

  • Fx events i applikationskode eller databasetrigger

• Beskrivelse af batchjob til resynkronisering

  • Rapportering af afvigelser mellem indhold i VITAS og i søgedatabase for at kunne identificere fejl ved den eventbaserede opdatering

  • Resynkronisering ved afvigelser, fx delta eller fuldstændig

  • Håndtering af samtidighed, så brugere fortsat kan søge og opdatere i VITAS, mens søgedatabasen resynkroniseres. Fx. med DB transaktioner og snapshot isolationlevel.

Acc.kr. 986.6.3 Der er udarbejdet wireframes for opdaterede søgesider, der understøtter server side paging

Der skal udarbejdes wireframes for nødvendige ændringer i VITAS' brugergrænseflade. STAR ønsker så få ændringer som muligt, dvs. der forventes ikke funktionelle forbedringer i brugeroplevelsen ved lister og søgninger. Wireframes omfatter også beskrivelse af brugerinteraktion, samt default visninger.

Særlige krav til test

* Batchjobs

• bør testes både med delta og fuldt load,

• bør hvis der er afhængigheder køres med normalt load fra BI i ét testmiljø i hele testperioden

• bør testes i samarbejde med teams som har afhængigheder

• kørselstid, særligt hvis det er en del af NightlyBatch

Konsekvenser for drift/idriftsættelse

Der er implementeret et nyt batchjob “ReindexSearchModel”, som opbygger / genopbygger VITAS' søgeindeks. Jobbet skal afvikles efter idriftsættelse for at VITAS kan søge på ansøgninger og tilbud. Batchjobbet er sat op til automatisk driftsafvikling. Se evt. /wiki/spaces/CITY/pages/3600154640 .

I forbindelse med idriftsættelse:

• Skal der køres et fuldt dataload ved første kørsel af et batchjob - aftal med SF hvornår load skal køres:  

• Skal der køres konvertering:

...

•   

• Skal der køres databasescripts for opdatering af tabeller i databasen:

...

Efter idriftsættelse:

Arkitektur- og implementeringsnoter 

Her beskriver PO/FA om arkitekturen og teknikken bag løsningen, om der f.eks. anvendes:

• Nye dataområder:  
• Nye snitflader:  
• Nye komponenter:  
• Nye miljøer:  
• Nye teknologier:  
• Nye aftagertyper:  
• Eller afvigelser fra principperne:  
• Eventuelle behov for reduktion af teknisk gæld skal afdækkes:  

...

Ny søgearkitektur jf. principper i denne epic. Aftalt med STARs arkitekt.

Husk GDPR stillingtagen

Ingen personfølsomme data i epics

Illustrationer, skærmdumps m.v. må ikke indeholde cpr.nr., CV. nr., rigtige personnavne på borgere eller deres kontaktoplysninger i form af e-mail, telefonnr., adresse m.v.

•   Ja, det er tjekket, at epic ikke indeholder dette.

• Angiv hvem der har foretaget dette tjek:

...

•  Bjarne Hansen

• Angiv dato for tjek:

...

•  2022-05-09

Opbevaring af oplysninger i STARs it-systemer

Ved oprettelse af nye dataområder skal der tages stilling til, hvornår formålet med data ophører og dermed fastlægges en slettepolitik.

...

Der er ingen nye data i VITAS - kun en kopi af eksisterende data til brug for søgning. Livscyklus for søgedata følger deres masterdata.

Hvem må tilgå oplysningerne?

Uændrede forretningsregler.

Afsnittet må ikke blot slettes, hvis det vurderes ikke relevant. Det skal dokumenteres at man har forhold sig til nedenstående.

Husk det er hensynet til borgeren der tæller højst. Der skal være hjemmel til at sagsbehandler må tilgå oplysninger. Formålet skal være som led i administrationen af beskæftigelsesreglerne eller ydelsesadministration.  

Korrekte sikkerhedsattributter på services

Ingen serviceændringer.

PO skal for hver enkelt servicemetode angive hvilke myndighedstyper, der må kalde de forskellige servicemetoder.

Tilladte organisationer (eksempel - se den fulde liste over myndighedstyper på siden DFDGs sikkerhedsmodel )

A-kasse filtrering

Hvis a-kassen må anvende metoden, må a-kassen så se / hente alle data? Eller skal der foretages filtrering ift. at a-kassen fx kun må se nogle udfaldsrum / kodelisteværdier? Husk at filtreringen skal ramme eventuel visning på Jobnet aht. sagsbehandlerlogin

Sagsbehandlerlogin på Jobnet - tag stilling til adgang!

Ingen ændringer i sagsbehandleradgang. Jobcenter og Anden Aktør har veldefinerede roller i VITAS.

En sagsbehandler i et jobcenter kan tilgå en borger tilknyttet det konkrete jobcenter.

En sagsbehandler i en a-kasse kan tilgå en borger, som er medlem af a-kassen og KG 1 (tilmeldt og ikke-tilmeldt) eller KG 8 og tilmeldekategori 5 - dimittend.

Begrænsninger kan foretages via (a-kasse-) filtrering, eller ved at afgrænse på action niveau på konkrete sider på Jobnet.

Stillingtagen: Beskriv kort, at der er taget stilling til sagsbehandlerlogin