Beskrivelse af epic af it-understøttelse af Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekrutterings forretning

Versionshistorik af betydning for eksterne (v0.1, v0.3, v0.5 og v1.0)

Anvendes ved ændringer, der har betydning for eksterne.

Interne links (indhold i links ikke relevant for eksterne)

Indholdsfortegnelse

Afgrænsning af epic

Som STAR vil jeg opfylde mine forpligtelser som myndighed i forhold til GDPR og dermed slette data når formålet med behandling og opbevaring af data ikke længere er tilstede

Som  borger og STAR ønsker jeg, at CV-data for borgere, der ikke har haft en kontaktgruppe, slettes 6 år efter borgers seneste login på Jobnet

Oversigt over berørte webservices 

Manuel oversigt som er synlig for eksterne

Links i listen virker kun med STAR Jira konto og kan derfor ikke tilgås af eksterne. Links under Summary indeholder ikke andre oplysninger relevant for eksterne end hvad der fremgår i tabellen.

(kopiér og indsæt manuelt i tabellen)

Summary

Varslingstype

Varslingsnote

Eksterne Snitflader

Interne Snitflader

Project

Automatisk oversigt

Ikke synlig for eksterne, men indeholder ikke andre oplysninger end kopieret til den manuelle oversigt ovenfor.

Interne links (indhold i links ikke relevant for eksterne)

Indholdsfortegnelse

Afgrænsning af epic

Beskrivelse af epic

Baggrund

Overordnede principper gældende for slette-epics fra 2020/2021 er samlede i ISB 856.

Regler

Når en person er tilmeldt som ledig på Jobnet og tilhører en af målgrupperne i lov om en aktiv beskæftigelsesindsats, er behandlingen af CV-oplysninger relevant, nødvendig og henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som styrelsen har fået pålagt, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e og artikel 9, stk. 2, litra g og litra j samt artikel 10.

Der er lovgivningsmæssige krav om, at stort set alle målgrupper i lov om aktiv beskæftigelsesindsats, skal registrere deres CV-oplysninger på Jobnet. Der er nogle målgruppe-bestemte forskelle med hensyn til hvornår kravet om at have registreret CV-oplysninger falder, og hvorvidt det skal gøres søgbart for arbejdsgivere, men hovedreglen er, at når man som ledig ydelsesmodtager skal i job eller uddannelse, skal man have registreret fyldestgørende og opdaterede CV-oplysninger på Jobnet.

CV-oplysningerne bruges aktivt i jobsøgningen mv. Det gælder både personer, der er tæt på arbejdsmarkedet (dagpengemodtagere, jobparate kontanthjælpsmodtagere mv.) og personer, der er længere væk fra arbejdsmarkedet (aktivitetsparate kontanthjælpsmodtagere, borgere i ressourceforløb, jobafklaringsforløb mv.). 

Formålet med at ledige ydelsesmodtagere skal have registreret deres CV-oplysninger på Jobnet er at understøtte den ledige med at finde job eller uddannelse samt understøtte virksomheders mulighed for at udsøge egnede kandidater til en stilling. Formålet er samtidig, at CV-oplysningerne kan fungere et dialogværktøj for personer, der er længere væk fra arbejdsmarkedet, idet de kan synliggøre borgerens kompetencer og erfaringer i dialogen med den fagprofessionelle om vejen mod job eller uddannelse.  

Registrering af CV-oplysninger er et element, som har betydning for visse borgeres (afhængigt af, hvilken målgruppe borgeren tilhører) rettigheder eller pligter i forhold til beskæftigelseslovgivningen. Det kan derfor være et krav, at CV-oplysninger om indgår i en evt. klagesag også efter, at borgeren er ophørt med at modtage ydelse. Det er dog den enkelte myndighed, dvs. kommune eller a-kasse, der selv har pligt til at sikre, at der er dokumentation for deres sagsbehandling. Såfremt en kommune eller a-kasser mener, de har behov for data i form af fx kortdata kan de fx gemme en kopi i eget fagsystem. Dermed er kommuner og a-kasser selv dataansvarlige og skal sikre sig egen slettepolitik, når deres formål med behandling af data ikke længere er tilstede.

Det vurderes alle CV-oplysninger kan være relevante i forhold til at hjælpe ledige tilbage i job, og der er i lovgivningens krav taget stilling til hvilke oplysninger, der er obligatoriske for hvilke målgrupper. Der vurderes derfor ikke at være grundlag for yderligere dataminimering.

CV-oplysninger behandles som ét samlet dataområde

Det er udgangspunkt for fastsættelse af slettefristen, at alle CV-oplysninger opbevares med ensartet varighed og dermed også har den samme slettefrist. Det er ikke muligt at foretage en vurdering af, hvorvidt nogle CV-oplysninger er vigtigere end andre og dermed potentielt bør opbevares længere tid eller kortere tid. Dette gælder både de konkrete CV-oplysninger og de tilhørende metadata. 

Samme slettefrist på tværs af alle målgrupper

Det vurderes samtidig, at slettefristen bør fastsættes med udgangspunkt om at gælde for alle ydelsesmodtagere, hvor der er fastsat krav om, at vedkommende har et CV på Jobnet samt for personer, der frivilligt har registreret cv-oplysninger, og at slettefristerne således ikke bør variere på tværs af målgrupper. Dette skal ses i lyset af en faglig vurdering af, at CV-oplysningerne for alle - uanset specifik målgruppe - er vigtige på borgerens vej mod job eller uddannelse.

Slettefristen tager i et vist omfang højde for borgere, der kommer ”tilbage i systemet”

Det vurderes, at slettefristen for CV’et bør tage højde for, at borgeren så vidt muligt skal spares for dobbeltarbejde med at oprette CV igen, såfremt borgeren inden for en kortere tidsperiode ude af ydelsessystemet kommer tilbage, hvor der igen er krav om, at borgeren skal have et CV. Borgeren skal så vidt muligt kun indtaste oplysninger om sig selv én gang, jf. også grundnotat om principper for sletning af data i STAR. Dette vil typisk gælde for sæsonarbejdere og borgere, der har svært ved at fastholde beskæftigelse eller uddannelse på længere sigt.

Forventet påvirkning af jobcenter-, a-kasse- eller ydelsessystemer

Kommuner og a-kasser tager selv stilling til slettefrist for behandlingen af cv-oplysninger, der opbevares lokalt i kommuners og a-kassers egne fagsystemer

Acc.kr. 856.14.1 - Som STAR ønsker jeg at CV data fra Jobseach slettes 6 år efter lukning af seneste aktive kontaktgruppe

Disse synkroniseres fra DFDG og sletning fra DFDG vil betyde sletning i CV silo. 

Når CV'et slettes skal også slelttes borgers e-mailadresse og telefonnummer i DFDG.

Disse synkroniseres fra DFDG og sletning fra DFDG vil betyde sletning i CV silo. Der er derfor ikke specifik sletning af disse data.

Minimumsoplysninge for CV søgbarhed:  jeg søger job som, kontaktoplysninger, ansættelsesbetingelser ( fuldtid/deltid- forsikringsstatus, ansættelse med det samme, seniorjob mv), Arbejdserfaring, krav min 1 uddannelse udfyldt

Særregel: fleksjobvisiteret skal ikke udfylde ansættelsesbetingelser 

AC 856.14.2 - Som  STAR ønsker jeg, at CV-data for borgere, der ikke har haft en kontaktgruppe, slettes 6 år efter borgers seneste login på Jobnet

Skal måske omsættes til et kriterium som JobSearch selv har data på (fx 6 år efter seneste opdatering af CV'et)

AC 856.14.3 Som STAR og som borger ønsker jeg at borgers kontaktoplysninger i form af e-mail og telefonnummer slettes, når CV'et slettes

Konsekvenser for tilmelding til huskeservice og historik for tilmelding til huskeservice

Tilmeldinger til huskeservice

Behov for at tilmeldinger til huskeservice fjernes?

Historik over tilmeldinger til huskeservice

Behov for at historik over tilmeldinger til huskeservice fjernes?

AC 856.14.4 - Som A-kasse og KSS ønsker jeg at modtage en WSRM, når der slettes CV data på en af mine borgere/medlemmer

AC 856.14.5 - Som STAR ønsker jeg at load fra BI til VOA koordineres så VOA har mulighed for at bevare data i længere tid aht. statistiske formål som er mere langvarige

• CV felterne ”jeg søger job som ” og ”jobmål” anvendes bredt i VOA til div. målinger på Jobindsats.dk. Derudover anvendes oplysningerne til rekrutteringssurvey og arbejdsmarkedsbalancen.
• Fritekst anvendes bl.a. til kompetenceprojektet
• Oplysninger om den lediges certificeringer som kørekort anvendes også i kompetenceprojektet
• Oplysningerne om uddannelser, herunder uddannelsesniveau videregives til Danmarks Statistik til brug for undersøgelsen Indvandrernes medbragte uddannelse

VOA modtager dagligt en ny leverance af cv-data fra DFDG til DSDW. I øjeblikket får VOA en fuld-load, dvs. data overskrives hver dag. Det bliver ændret til delta-load i den nærmeste fremtid, dvs. ændringer og nye oplysninger bliver tilføjet til allerede indlæst data.

VOA kan derfor gemme historikken i DSDW’et – uafhængig af slettepolitikken i DFDG.

Styrelsen har i databeskyttelsesloven § 10 og i databeskyttelsesforordningen artikel 89 hjemmel til at opbevare data i længere tid til videnskabelige eller historiske forskningsformål eller til statistiske formål.

Oversigt over berørte webservices 

Manuel oversigt som er synlig for eksterne

Links i listen virker kun med STAR Jira konto og kan derfor ikke tilgås af eksterne. Links under Summary indeholder ikke andre oplysninger relevant for eksterne end hvad der fremgår i tabellen.

(kopiér og indsæt manuelt i tabellen)

Automatisk oversigt

Ikke synlig for eksterne, men indeholder ikke andre oplysninger end kopieret til den manuelle oversigt ovenfor.

Beskrivelse af epic

Baggrund

Overordnede principper gældende for slette-epics fra 2020/2021 er samlede i ISB 856.

Regler

Når en person er tilmeldt som ledig på Jobnet og tilhører en af målgrupperne i lov om en aktiv beskæftigelsesindsats, er behandlingen af CV-oplysninger relevant, nødvendig og henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som styrelsen har fået pålagt, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e og artikel 9, stk. 2, litra g og litra j samt artikel 10.

Der er lovgivningsmæssige krav om, at stort set alle målgrupper i lov om aktiv beskæftigelsesindsats, skal registrere deres CV-oplysninger på Jobnet. Der er nogle målgruppe-bestemte forskelle med hensyn til hvornår kravet om at have registreret CV-oplysninger falder, og hvorvidt det skal gøres søgbart for arbejdsgivere, men hovedreglen er, at når man som ledig ydelsesmodtager skal i job eller uddannelse, skal man have registreret fyldestgørende og opdaterede CV-oplysninger på Jobnet.

CV-oplysningerne bruges aktivt i jobsøgningen mv. Det gælder både personer, der er tæt på arbejdsmarkedet (dagpengemodtagere, jobparate kontanthjælpsmodtagere mv.) og personer, der er længere væk fra arbejdsmarkedet (aktivitetsparate kontanthjælpsmodtagere, borgere i ressourceforløb, jobafklaringsforløb mv.). 

Formålet med at ledige ydelsesmodtagere skal have registreret deres CV-oplysninger på Jobnet er at understøtte den ledige med at finde job eller uddannelse samt understøtte virksomheders mulighed for at udsøge egnede kandidater til en stilling. Formålet er samtidig, at CV-oplysningerne kan fungere et dialogværktøj for personer, der er længere væk fra arbejdsmarkedet, idet de kan synliggøre borgerens kompetencer og erfaringer i dialogen med den fagprofessionelle om vejen mod job eller uddannelse.  

Registrering af CV-oplysninger er et element, som har betydning for visse borgeres (afhængigt af, hvilken målgruppe borgeren tilhører) rettigheder eller pligter i forhold til beskæftigelseslovgivningen. Det kan derfor være et krav, at CV-oplysninger om indgår i en evt. klagesag også efter, at borgeren er ophørt med at modtage ydelse. Det er dog den enkelte myndighed, dvs. kommune eller a-kasse, der selv har pligt til at sikre, at der er dokumentation for deres sagsbehandling. Såfremt en kommune eller a-kasser mener, de har behov for data i form af fx kortdata kan de fx gemme en kopi i eget fagsystem. Dermed er kommuner og a-kasser selv dataansvarlige og skal sikre sig egen slettepolitik, når deres formål med behandling af data ikke længere er tilstede.

Det vurderes alle CV-oplysninger kan være relevante i forhold til at hjælpe ledige tilbage i job, og der er i lovgivningens krav taget stilling til hvilke oplysninger, der er obligatoriske for hvilke målgrupper. Der vurderes derfor ikke at være grundlag for yderligere dataminimering.

CV-oplysninger behandles som ét samlet dataområde

Det er udgangspunkt for fastsættelse af slettefristen, at alle CV-oplysninger opbevares med ensartet varighed og dermed også har den samme slettefrist. Det er ikke muligt at foretage en vurdering af, hvorvidt nogle CV-oplysninger er vigtigere end andre og dermed potentielt bør opbevares længere tid eller kortere tid. Dette gælder både de konkrete CV-oplysninger og de tilhørende metadata. 

Samme slettefrist på tværs af alle målgrupper

Det vurderes samtidig, at slettefristen bør fastsættes med udgangspunkt om at gælde for alle ydelsesmodtagere, hvor der er fastsat krav om, at vedkommende har et CV på Jobnet samt for personer, der frivilligt har registreret cv-oplysninger, og at slettefristerne således ikke bør variere på tværs af målgrupper. Dette skal ses i lyset af en faglig vurdering af, at CV-oplysningerne for alle - uanset specifik målgruppe - er vigtige på borgerens vej mod job eller uddannelse.

Slettefristen tager i et vist omfang højde for borgere, der kommer ”tilbage i systemet”

Det vurderes, at slettefristen for CV’et bør tage højde for, at borgeren så vidt muligt skal spares for dobbeltarbejde med at oprette CV igen, såfremt borgeren inden for en kortere tidsperiode ude af ydelsessystemet kommer tilbage, hvor der igen er krav om, at borgeren skal have et CV. Borgeren skal så vidt muligt kun indtaste oplysninger om sig selv én gang, jf. også grundnotat om principper for sletning af data i STAR. Dette vil typisk gælde for sæsonarbejdere og borgere, der har svært ved at fastholde beskæftigelse eller uddannelse på længere sigt.

Forventet påvirkning af jobcenter-, a-kasse- eller ydelsessystemer

Kommuner og a-kasser tager selv stilling til slettefrist for behandlingen af cv-oplysninger, der opbevares lokalt i kommuners og a-kassers egne fagsystemer

Acc.kr. 856.14.1 - Som STAR ønsker jeg at CV data fra Jobseach slettes 6 år efter lukning af seneste aktive kontaktgruppe for borgere som har haft en aktiv kontaktgruppe

Kontaktgruppen skal være lukket for mindst 6 år siden, og CV skal være sat ikke-søgbart for mindst 6 år siden

Felterne Mine Evner og Min Hverdag som er relaterede til rehab er ikke undtaget da slettefrist forretningsmæssigt er blevet afklaret, og vi kan dermed ikke siges at have ekstraordinært formål til bevarelse af disse data - så de slettes på lige fod med de øvrige data.

AC 856.14.2 - Som  STAR ønsker jeg, at CV-data for borgere, der ikke har haft en kontaktgruppe, slettes 6 år efter at CV er gjort ikke søgbart

CV slettes når det ikke har været søgbart i 6 år.

Baggrund: Borgere som ikke har en aktiv kontaktgruppe skal selv sætte CV søgbart hver 3. måned. På denne måde kan vi sikre at vi ikke sletter et CV som er aktivt.

AC 856.14.3 Som STAR og som borger ønsker jeg at borgers kontaktoplysninger i form af e-mail og telefonnummer slettes, når CV'et slettes

Som STAR og som borger ønsker jeg at borgers kontaktoplysninger i form af e-mail og telefonnummer slettes, når CV'et slettes.

Løsning:

• Kontaktoplysninger slettes i JobSearch
• Kontaktoplysninger slettes ikke i DFDG (Classic)

Konsekvenser for tilmelding til huskeservice og historik for tilmelding til huskeservice

Tilmeldinger til huskeservice

I kraft af at kontaktoplysningerne ikke slettes i DFDG (Classic) er der ingen påvirkning på tilmeldinger til huskeservice.

Historik over tilmeldinger til huskeservice

Historikken over huskeservicetilmelding opbevares ikke i Jobsearch, og påvirkes ikke af sletningen.

AC 856.14.4 - Som A-kasse og KSS ønsker jeg at modtage en WSRM, når der slettes CV data på en af mine borgere/medlemmer

Flere aftagere har ifm. tilsagn ønsket at kunne abonnere på WSRM om sletning af CV-data, så det vil blive mulighed for at abonnere på en GDPR-slette-WSRM vedr. CV-data.

Wsrm-besked om sletning af et CV skal sendes til alle jobcentre.

WSRM besked sendes ift. a-kasser til de a-kasser borger har været i imellem første inplacering som dagpengemodtager i CV'ets levetid og dags dato på slettetidspunktet. 

Dvs: Hvis borger ikke har haft kontaktgruppe "dagpengemodtager" imellem oprettelsesdato for CV'et og dags dato så sendes intet til a-kasser.

WsrmMessageService (version 11).GetCvGdprSlettetVersion1

Tilladte organisationer

Input

Output

AC 856.14.5 - Som STAR ønsker jeg at load fra BI til VOA koordineres så VOA har mulighed for at bevare data i længere tid aht. statistiske formål som er mere langvarige

• CV felterne ”jeg søger job som ” og ”jobmål” anvendes bredt i VOA til div. målinger på Jobindsats.dk. Derudover anvendes oplysningerne til rekrutteringssurvey og arbejdsmarkedsbalancen.
• Fritekst anvendes bl.a. til kompetenceprojektet
• Oplysninger om den lediges certificeringer som kørekort anvendes også i kompetenceprojektet
• Oplysningerne om uddannelser, herunder uddannelsesniveau videregives til Danmarks Statistik til brug for undersøgelsen Indvandrernes medbragte uddannelse

VOA modtager dagligt en ny leverance af cv-data fra DFDG til DSDW. I øjeblikket får VOA en fuld-load, dvs. data overskrives hver dag. Det bliver ændret til delta-load i den nærmeste fremtid, dvs. ændringer og nye oplysninger bliver tilføjet til allerede indlæst data.

VOA kan derfor gemme historikken i DSDW’et – uafhængig af slettepolitikken i DFDG.

Styrelsen har i databeskyttelsesloven § 10 og i databeskyttelsesforordningen artikel 89 hjemmel til at opbevare data i længere tid til videnskabelige eller historiske forskningsformål eller til statistiske formål.

Implementeringen af slettejobbet, skal koordineres med VOA, således at en iværksættelse af slettepolitik på CV data i jobseach ikke påbegyndes før VOA har haft mulighed for at ændre en fuld load leverance til en delta-load. Dog forventes det at der vil gå en årrække før de første CV data fra jobseach vil nå den konkrete ældre for slettepolitikken. 

AC 856.14.6 - Som STAR ønsker jeg at borgers CV sættes ikke-søgbart hvis Jobnet brugerkonto slettes

Dette for at undgå at inaktive CV'er fremsøges af arbejdsgivere. CV skal både sættes ikke-søgbart når brugerkonto slettes af borger, og ifm. GDPR sletning af brugerkonto

AC 856.14.7 - Som STAR ønsker jeg at få fuld a-kasse historik i Jobsearch mhp. at kunne sende GDPR slette-wsrm til de rigtige a-kasser

Historik skal konverteres ind fra DFDG Classic.

Særlige krav til test

* Batchjobs

• bør testes både med delta og fuldt load,
• bør hvis der er afhængigheder køres med normalt load fra BI i ét testmiljø i hele testperioden
• bør testes i samarbejde med teams som har afhængigheder
• kørselstid, særligt hvis det er en del af NightlyBatch

Konsekvenser for drift/idriftsættelse

I forbindelse med idriftsættelse:

• Skal der køres et fuldt dataload ved første kørsel af et batchjob - aftal med SF hvornår load skal køres:  
• Skal der køres konvertering:  
• Skal der køres databasescripts for opdatering af tabeller i databasen:  

Efter idriftsættelse:

Arkitektur- og implementeringsnoter 

Her beskriver PO/FA om arkitekturen og teknikken bag løsningen, om der f.eks. anvendes:

• Nye dataområder:  
• Nye snitflader:  
• Nye komponenter:  
• Nye miljøer:  
• Nye teknologier:  
• Nye aftagertyper:  
• Eller afvigelser fra principperne:  
• Eventuelle behov for reduktion af teknisk gæld skal afdækkes:  

Der gives en beskrivelse af hvorledes disse tænkes håndteret/implementeret i løsningen og om dette har været vendt med STAR arkitekten.

Husk GDPR stillingtagen

Ingen personfølsomme data i epics

Illustrationer, skærmdumps m.v. må ikke indeholde cpr.nr., CV. nr., rigtige personnavne på borgere eller deres kontaktoplysninger i form af e-mail, telefonnr., adresse m.v.

•   Ja, det er tjekket, at epic ikke indeholder dette.

• Angiv hvem der har foretaget dette tjek: 

• Angiv dato for tjek: 

Opbevaring af oplysninger i STARs it-systemer

Ved oprettelse af nye dataområder skal der tages stilling til, hvornår formålet med data ophører og dermed fastlægges en slettepolitik.

Ved indførelse af nye data på eksisterende dataområder skal GDPR slettejobs opdateres.

Hvem må tilgå oplysningerne?

Afsnittet må ikke blot slettes, hvis det vurderes ikke relevant. Det skal dokumenteres at man har forhold sig til nedenstående.

Husk det er hensynet til borgeren der tæller højst. Der skal være hjemmel til at sagsbehandler må tilgå oplysninger. Formålet skal være som led i administrationen af beskæftigelsesreglerne eller ydelsesadministration.  

Korrekte sikkerhedsattributter på services

PO skal for hver enkelt servicemetode angive hvilke myndighedstyper, der må kalde de forskellige servicemetoder.

Tilladte organisationer (eksempel - se den fulde liste over myndighedstyper på siden DFDGs sikkerhedsmodel )

A-kasse filtrering

Hvis a-kassen må anvende metoden, må a-kassen så se / hente alle data? Eller skal der foretages filtrering ift. at a-kassen fx kun må se nogle udfaldsrum / kodelisteværdier? Husk at filtreringen skal ramme eventuel visning på Jobnet aht. sagsbehandlerlogin

Sagsbehandlerlogin på Jobnet - tag stilling til adgang!

En sagsbehandler i et jobcenter kan tilgå en borger tilknyttet det konkrete jobcenter.

En sagsbehandler i en a-kasse kan som hidtil tilgå en borger, jf. FB 214688, som er medlem af a-kassen og KG 1 (tilmeldt og ikke-tilmeldt) eller KG 8 og tilmeldekategori 5 - dimittend.

Begrænsninger kan foretages via (a-kasse-) filtrering, eller ved at afgrænse på action niveau på konkrete sider på Jobnet.

Stillingtagen: Beskriv kort, at der er taget stilling til sagsbehandlerlogin