Beskrivelse af epic af it-understøttelse af Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekrutterings forretning
| Page Properties | |||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
...
| Jira Legacy | ||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
...
Afgrænsning | ||
|---|---|---|
Som STAR vil jeg opfylde mine forpligtelser som myndighed i forhold til GDPR og dermed slette data når formålet med behandling og opbevaring af data ikke længere er tilstede | ||
Acceptkriterier | ||
Nr. | Beskrivelse | Relevant for |
856.813.1 | Som STAR ønsker jeg at joblog-data som ikke er obligatoriske jf. databekendtgørelsen slettes 4 6 år efter at de senest er opdaterede | DFDG, BI |
856.813.2 | Som STAR ønsker jeg at borgeren er bekendt med at han på Jobnet ikke kan fremsøge joblog mere end 4 år tilbage. | Jobnet |
| Som STAR ønsker jeg at DFDG kommunikerer til Jobnet, hvilken præcise dato en borger på Jobnet ikke skal kunne tilgå joblog tilbage til | DFDG, Jobnet |
...
Overordnede principper gældende for slette-epics fra 2020/2021 er samlede i ISB 856.
I denne epic håndteres udelukkende jobloggens felter som ikke er obligatoriske jf. databekendtgørelsen. Jobloggens resterende felter vil blive har bl.a. været genstand for en senere slette-epicbehandling i epic. 856.8.
856.
...
13.1 Som STAR ønsker jeg at joblog-data som
...
er obligatoriske jf. databekendtgørelsen slettes
...
6 år efter at de senest er opdaterede
Behandlingen af obligatoriske data i jobloggen nødvendig og henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som styrelsen har fået pålagt, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e og artikel 10.
Når ledige udfylder deres joblog angiver de, hvorvidt jobsøgningsaktiviteter rettet mod et specifikt job eller jobsøgning generelt, herunder deltagelse i jobmesse m.v., dato, stillingsbetegnelse eller arbejdsområde, virksomhedens navn, postnummer og by, om den søgte stilling er fuldtid eller deltid, og her antal timer pr. uge, ansøgningsform, og om den ansøgte stilling er slået op, eller om er ansøgningen uopfordret. Det er således disse oplysninger, der bliver behandlet i forbindelse med jobloggen.
Der er ikke fastsat specifikke regler om, hvor længe STAR skal opbevare data om udbetaling af dagpenge mv. bl.a. til brug for opfyldelsen af tilsynsforpligtelsen. Det må derfor følge de almindelige forældelses- og GDPR regler.
Data Tilsyn og Kontrol i STAR fører tilsyn med a-kasserne og a-kassernes medlemmer og særligt a-kassernes administration af reglerne om rådighed, jf. § 88 i lov om arbejdsløshedsforsikring mv. Derudover føres der tilsyn med kommunernes administration af reglerne vedr. rådighed i joblog mv. vil i forhold til principper om sletning, jf. ISB’en længst have behov for i 3-4 år, idet rådighed ofte baserer sig på en samlet skønsmæssig vurdering af en række forhold, hvor der også kan være behov for input fra jobcentrets eller borgers oplevelse af omstændighederne. Jo længere tid der går fra en begivenhed eller hændelse, jo vanskeligere bliver det at løfte bevisbyrden og at få klarlagt sagens omstændighederjf. § 13d i lov om aktiv socialpolitik.
Der er fastsat regler om krav til a-kassernes opbevaring af dokumentation for udbetalinger i bekendtgørelse om krav til a-kassernes kontrol og administration, bek. 150 af 20. februar 2019. Af § 19 fremgår, at a-kasserne skal opbevare dokumentation i mindst 5 år og hertil hører joblog-data ind under. Det er dog STARs vurdering, at det er a-kasserne, der har pligt af opbevare data og at STARs slettefrist derfor ikke skal afhænge af opbevaringspligten, der følger af § 19.
STAR implementerer derfor en generel slettefrist på 4 6 år for de ikke obligatoriske data i jobloggen. De obligatoriske felter gemmes længere tid end de frivillige datafelter pga. såvel afleveringspligten til Rigsarkivet samt den forretningsmæssige afklaring af hvornår formålet ophører.
Administrative hensyn - Dokumentationshensyn i forhold til sagsbehandling
De frivillige felter er en service, og er ikke element, som har selvstændig betydning for borgerens rettigheder eller pligter i forhold til beskæftigelseslovgivningen, og det bør derfor ikke være et krav om, at det indgår i en evt. klagesag. Dertil kommer, at det er den enkelte myndighed, kommunerne eller a-kassernes der selv skal sikre, at der er dokumentation for deres sagsbehandling. Såfremt de mener de har behov for data i form af fx kortdata må de gemme en kopi i eget fagsystem. Dermed er de også selv dataansvarlige og skal sikre sig egen slettepolitik, når deres formål med behandling af data ikke længere er tilstede.
Opgaver / Tasks
Opgaver er “huskesedler” som den jobsøgende har oprettet til sig selv. Disse er frivillige og slettes derfor 4 år efter seneste opdatering. Disse er udgåede på Jobnet som en del af den gennemførte forenkling, og vil derfor ikke påvirke joblogbrugen på Jobnet.
formåls ophør.
Anden aktivitet / OtherEntry
Disse oprettelser kan være en del af et rådighedsvurderingsgrundlag og om minimum delvis obligatoriske og dermed afleveringspligtige. De slettes derfor ikke i regi af denne epici sammenhæng med de obligatoriske datafelter med en slettefrist på 6 år.
Gennemgang af en felterne i en JoblogEntry
Vi har baseret definitionen af hvilke felter der er obligatoriske på databekendtgørelsen pr. juni 2020 (der har ikke været ændringer til joblog siden) da denne er mere uddybende end BAB’en i forhold til datafelter. Der er fuld overensstemmelse med BAB’en.
Den tænkte sletning - jf. hvad der ikke er afleveringspligtigt. Rød=slettes efter 4 år. Gul = obligatoriske felter jf. lovgivningen slettes efter 6 år. Lilla: Uden relevans i denne sammenhæng, da disse er dokumentspecifikke og omfattede af andre sletteregler på 4 år, der allerede er implemeneretimplementeret.
Element | Type | Databekendtgørelse | Forekomst | Beskrivelse |
GetJobSearchEntryResponse | GetJobSearchEntryResponseType | N/A ingen konkret regelhenvisning, men bør være obligatorisk af tekniske hensyn | 1 | Svar som indeholder joblog af typen jobsøgning. |
· JobSearchEntry | JobSearchEntryType | N/A ingen konkret regelhenvisning, men bør være obligatorisk af tekniske hensyn | 1 | Joblog af typen jobsøgning. |
· - Identifier | guid | N/A ingen konkret regelhenvisning, men bør være obligatorisk af tekniske hensyn | 1 | Id på jobsøgningen. |
· - CreatedDate | dateTime | § 91, stk. 1, nr. 2 obligatorisk | 1 | Oprettelsesdato. |
· - LastModifiedDate | dateTime | § 91, stk. 1, nr. 2 obligatorisk | 1 | Sidst ændret dato. |
· - Documents | JoblogDocumentMetadataTypeCollection |
| 1 | Liste med dokumenter. |
· - - JoblogDocumentMetadataType | JoblogDocumentMetadataType |
| 0 - * | Detaljer vedr. et joblogdokument. |
· - - - DocumentIdentifier | guid |
| 0 - 1 | ID på dokumenetet. Vil blive sat af DFDG. |
· - - - DocumentTitle | string |
| 1 | Titel på dokumentet. Vær opmærksom på at DocumentTitle ikke kan anvendes som filnavn. |
· - - - JoblogDocumentTypeIdentifier |
| 1 | Dokumenttype, evt. CV, jobanonnce eller jobansøgning. | |
· - - - DocumentStatusTypeIdentifier |
| 1 | Status på dokumentet (aktivt,inaktivt, slettet etc.) | |
· - - - DocumentExtensionIdentifier |
| 1 | Beskriver hvilken fil-type dokumentet benytter. | |
· - - - CreateDate | dateTime |
| 1 | Tidspunkt for registering af dokuementet. Vil blive sat af DFDG. |
· - - - LastModifiedDate | dateTime |
| 1 | Tidspunkt for opdatering af dokuementet. Vil blive sat af DFDG. |
· - - - DeletedDate | dateTime |
| 0 - 1 | Dato for hvornår dokumentet er slettet. |
· - JobSearchStatusCollection | JobSearchStatusTypeCollection | § 91, stk. 1, nr. 3. obligatorisk | 1 | Liste med status på jobsøgning. |
· - - JobSearchStatusType | JobSearchStatusType | § 92, stk. 2, nr. 1-17 obligatorisk | 0 - * | Status på jobsøgning samt registreringstidspunkt. |
· - - - JobSearchStatusTypeIdentifier | § 91, stk. 2, nr. 1 obligatorisk | 1 | Status på jobsøgning. | |
· - - - RegistrationDate | dateTime | § 91, stk. 1, nr. 2 obligatorisk | 1 | Tidspunkt for registreringen. |
· - JoblogEntryCategory | § 91, stk. 1, nr. 3 obligatorisk | 1 | Angiver kategorien for jobloggen. | |
· - JobSearchEntryCitizenStatusTypeIdentifier | obligatorisk | 1 | Status på, hvorvidt entry for borger er betegnet lukket/afsluttet | |
· - Body | JobSearchEntryBodyType | obligatorisk | 1 | Detaljer vedr. jobsøgningen. |
· - - BaseType | CoreEntryBodyType | obligatorisk | 1 |
|
· - - - Title | string | § 91, stk. 2, nr. 5 obligatorisk | 1 | Titlen på jobloggen. |
· - - - CompanyName | string | § 91, stk. 2, nr. 6 obligatorisk | 1 | Navn på firma, hvortil jobloggen er tilknyttet. |
· - - - CompanyAddressStreet | string | § 91, stk. 2, nr. 7 (valgfri) | 0 - 1 | Adresse på firma, hvortil jobloggen er tilknyttet. |
· - - - CompanyPostCodeIdentifier | string | § 91, stk. 2, nr. 8, litra a (obligatorisk, hvis det er kendt ) | 0 - 1 | Postnummer på firma, hvortil jobloggen er tilknyttet. |
· - - - CompanyTown | string | § 91, stk. 2, nr. 8, litra b ( hvis postnr. er ukendt ) obligatorisk | 0 - 1 | Den by, hvor firmaet har adresse. |
· - - - CompanyCountry | string | § 91, stk. 2, nr. 8. litra c (obligatorisk, hvis det ikke er i DK) | 0 - 1 | Det land, hvor firmaet har adresse. |
· - - - CompanyContactPerson | string | § 91, stk. 2, nr. 10 (valgfri) | 0 - 1 | Kontaktperson i firmaet, hvortil jobloggen er tilknyttet. |
· - - - CompanyPhone | string | § 91, stk. 2, nr. 11 (valgfri) | 0 - 1 | Telefonnummer til firma, hvortil jobloggen er tilknyttet. |
· - - - CompanyEmail | string | § 91, stk. 2, nr. 11 (valgfri) | 0 - 1 | E-mail til firma, hvortil jobloggen er tilknyttet. |
· - - - Comment | string | valgfri | 0 - 1 | Kommentar som er tilknyttet jobloggen. |
· - - - GeoCoordinate | GeoCoordinateType | valgfri | 0 - 1 | WGS84 koordinatpunkt |
· - - - - Latitude | double | valgfri | 1 | WGS84 breddegrad som decimaltal. |
· - - - - Longitude | double | valgfri | 1 | WGS84 længdegrad som decimaltal. |
· - - - DailyTravelTimeInMinutes | int | Bør anses for at være obligatorisk, da dennes anvendes i vurderingen af om den ledige opfylder krav om at søge tilstrækkeligt bredt og der tages udp. i offentlig transporttid. | 0 - 1 | Forventet daglig rejsetid i minutter fra hjemmeadressen med offentlige transportmidler |
· - - - DistanceToCompanyInMeters | int | Sidestilles med offentlig transport da det kan være relevant hvis transporttid ikke kan beregnes | 0 - 1 | Fugleflugtafstand til virksomhed fra hjemmeadresse |
· - - CompanyArea | § 91, stk. 2, nr. 8 obligatorisk | 0 - 1 | Den region som virksomheden er placeret i. | |
· - - JobnetJobPostingIdentifier | string | § 91, stk. 2, nr. 17 valgfri | 0 - 1 | Reference til en stillingsannonce på Jobnet. |
· - - JobApplicationSourceIdentifier | § 91, stk. 2, nr. 12 obligatorisk | 0 - 1 | Hvordan jobbet er blevet fundet. | |
· - - TypeOfSubmission | § 91, stk. 2, nr. 13 obligatorisk | 0 - 1 | Hvordan jobbet er søgt. | |
· - - TypeOfSubmissionDescription | string | § 91, stk. 2, nr. 12 obligatorisk | 0 - 1 | Bruges hvis TypeOfSubmission er Andet. |
· - - SubmissionDate | date | § 91, stk. 2, nr. 2 obligatorisk | 0 - 1 | Borgerens dato for ansøgning til virksomheden. |
· - - SubmissionDeadlineDate | date | § 91, stk. 2, nr. 14 Valgfri | 0 - 1 | Ansøgningsfrist. |
· - - WeeklyWorkTimeTypeIdentifier | § 91, stk. 2, nr. 3 (obligatorisk) | 0 - 1 | Om det er et fuldtid eller deltidsjob. | |
· - - HoursPerWeek | int | § 91, stk. 2, nr. 4 (obligatorisk) | 0 - 1 | Ugentligt timetal. |
· - - JobPostingURL | string | § 91, stk. 2, nr. 17 (valgfri) | 0 - 1 | URL til jobannonce, som enten kan være intern i Jobnet eller ekstern på et vilkårligt website. |
856.
...
13.2 Information til borger på Jobnet om, at kun logs redigeret indenfor seneste 4 år er tilgængelige.
På Jobnet , konkret i toppen af forsiden for joblogs, implementeres et banner, der kortfattet informerer om, at fra en given dato i fremtiden kan kun logs vil borgerne de nødvendige steder kortfattet blive informeret om, at de ikke vil kunne tilgå joblog som ikke har været opdateret inden for seneste 4 år hentes frem på Jobnet.
Banneret implementeres med et link, som borger kan klikke på, såfremt vedkommende ikke længere ønsker at se beskeden. Værdien der sættes ved klik på link er loginspecifik og banner vil således forsvinde fra enhver enhed, som borger logger på med. Linket er en standard del af bannerkomponenten og det er ønskværdigt, for banner skal jf. DPO fremgå i 6 måneder, før den egentlige koderettelse, der sikrer, at kun de rette logs fremgår, implementeres i 20-2.
Banner implementeres Dette gælder uanset om visse data i DFDG gemmes i op til 6 år. hvilket er af hensyn til borgerens egen mulighed for at læse sine joblogs med fuld indhold og ikke delvis når de er ældre end 6 år.
Borgerne har siden release 2020-4 blevet informeret om at denne begrænsning ville blive implementeret fra en given dato i juni 2021.
Banneret der blev implementeret i 20-4 koden via /wiki/spaces/ISB/pages/2147877226
...